Pred prihodom na aktivnost mora vsak prostovoljec z organizacijo gostiteljico podpisati Sporazum o prostovoljstvu (Volunteering Agreement), priporočamo pa tudi vključitev pošiljajoče organizacije ter njen so-podpis sporazuma. Priporočeno je, da je Sporazum o prostovoljstvu v jeziku, ki ga razumejo vse vključene strani, kar je najpogosteje angleščina, zato spodaj objavljamo dokumente v slovenskem in angleškem jeziku.

V tem sporazumu morajo biti opredeljeni vsaj naslednji elementi:
• podatki o gostiteljski organizaciji, podporni & prostovoljcu,
• trajanje aktivnosti,
• pravice in dolžnosti prostovoljca ter vključenih organizacij,
• finančna podpora & izplačila,
• zavarovanje prostovoljca,
• način izvajanja jezikovne podpore,
• obvezna predaja Infokita za prostovoljce,
• vloga in naloge, ki jih bo izvajal prostovoljec,
• obvezna oddaja lastnega poročila (participants report) s strani prostovoljca.

Pri pripravi sporazuma naj upravičenci gostiteljske ali podporne organizacije upoštevajo tudi Smernice Nacionalne agencije glede zagotavljanja minimalnih standardov za prostovoljce v projektih prostovoljstva.

Spodnji predlog sporazuma zasnovan s strani Evropske komisije je torej minimum, kar mora biti zapisano, zato ste organizacije spodbujene, da ta sporazum razširite z dodatnimi določili, ki so relevantni za vaš projekt.

Sporazum je Priloga V k Sporazumu o dodelitvi nepovratnih sredstev, ki je podpisan med Nacionalno agencijo in upravičencem. Zato Sporazum o med upravičencem in prostovoljci predstavlja obvezujoč dokument, katerega mora upravičenec (gostiteljska ali podporna organizacija) predložiti pristojni Nacionalni agenciji skupaj s podpisanim Sporazumom o dodelitvi nepovratnih sredstev ali najkasneje 4 tedne pred začetkom posamezne aktivnosti, na katero se nanaša.

Za projekte sprejete v letu 2018:
Predlog Sporazuma med upravičencem in prostovoljci
Priloga V: Predloga Sporazuma med upravičencem in prostovoljci
Priloga V: Template volunteering agreement

Za projekte sprejete v letu 2019:
Predlog Sporazuma med upravičencem in prostovoljci
Priloga V: Predloga Sporazuma med upravičencem in prostovoljci
Priloga V: Template for for agreement between beneficiary and volunteer

Eden od ključnih vidikov aktivnosti, ki se izvajajo v okviru Evropske solidarnostne enote, je, da mora biti udeleženec ves čas v varnem okolju. Za zagotovitev, da je udeleženec zavarovan za nepredvidene okoliščine, morajo biti zajeta naslednja področja:

• po potrebi potovalno zavarovanje (vključno s poškodbo in izgubo prtljage);
• odgovornost do tretjih oseb (po potrebi vključno s poklicno odgovornostjo sodelujočih organizacij);
• nesreče in bolezni (vključno s trajno ali začasno nezmožnostjo za delo), nosečnost in porod;
• smrt (vključno z repatriacijo v primeru aktivnosti, ki se izvajajo v tujini).

Način urejanja zavarovanje se razlikuje glede na to, ali gre za čezmejno aktivnost ali za aktivnost znotraj države, in sicer:

Vir: Vodnik po programu Evropska solidarnostna enota, Razpis za leto 2019, Različica št. 2 (april 2019), stran 67

1. ZA ČEZMEJNE AKTIVNOSTI

Vsak udeleženec čezmejne prostovoljske aktivnosti mora biti vključen v sistem zavarovanje Evropske solidarnostne enote in/ali v nacionalni zdravstveni sistem države gostiteljice. Zavarovanje dopolnjuje kritje obvezne evropske kartice zdravstvenega zavarovanja in/ali nacionalnih sistemov socialne varnosti. Strošek zavarovanja ni del proračuna posameznega projekta in ga krije Evropska komisija neposredno pri zavarovalnici Cigna.

Udeleženci čezmejnih aktivnosti morajo imeti pred prihodom v državo gostiteljico evropsko kartico zdravstvenega zavarovanja. Ta kartica omogoča dostop do nujno potrebnega javnega zdravstvenega varstva med začasnim bivanjem v kateri koli od držav članic EU ter na Islandiji, v Lihtenštajnu in na Norveškem pod enakimi pogoji in za enake stroške (v nekaterih državah brezplačno), kot veljajo za zavarovance v teh zadevnih državah.

Evropska solidarnostna enota zlasti zagotavlja zavarovalno kritje v naslednjih primerih: 

• tistim, ki so upravičeni do brezplačne evropske kartice zdravstvenega zavarovanja ali so registrirani v nacionalnem zdravstvenem sistemu države gostiteljice, se zagotovi dopolnilno zavarovalno kritje. Informacije o kritju in podpori v okviru zavarovanja za udeležence ter navodila za vključitev so na voljo na spletišču zavarovalnice;
• udeležencem, ki niso upravičeni do brezplačne evropske kartice zdravstvenega zavarovanja (tj. brez stroškov za udeleženca), ali tisti, ki niso upravičeni zaradi nacionalne zakonodaje v zvezi z aktivnostmi, ki jih izvajajo (v nekaterih državah za pripravništva ali zaposlitve), ali svojega položaja, so upravičeni do primarnega kritja z zavarovanjem, ki ga zagotovi Evropska komisija.

Navodila za sklenitev zavarovanja

Organizacija prijaviteljica (v sodelovanju z organizacijami gostiteljicami v primeru prostovoljskih aktivnosti) je odgovorna za vključitev udeležencev v zavarovanje. Vključitev mora biti izvedena pred odhodom udeležencev in mora kriti celotno obdobje trajanja aktivnosti. Poleg tega je organizacija odgovorna za obveščanje zavarovalnice o morebitnih relevantnih spremembah v zvezi z registracijo udeležencev, zlasti kadar udeleženec zaključi svojo aktivnost pred predhodno evidentiranim datumom zaključka.

Zavarovalno kritje ima svoje izjeme in zgornje meje ter je namenjeno obvladovanju nujno potrebne oskrbe, ki je ni mogoče odložiti do konca obdobja aktivnosti in vrnitve udeleženca domov.
Udeleženci in organizacije morajo upoštevati, da je to zasebna zavarovalna shema. Zato se močno priporoča, da se stik z zavarovalnico vzpostavi pred nastankom stroškov zdravljenja, saj bo zavarovalnica udeležencu lahko zagotovila informacije o tem, ali bo terjatev poplačana in kako.

2. ZA AKTIVNOSTI ZNOTRAJ DRŽAVE

Tudi udeleženci prostovoljske aktivnost, ki potekajo v državi, v kateri je bil prijavljen projekt prostovoljstva, morajo imeti v času aktivnosti sklenjeno zavarovanje, kot je razvidno iz grafa zgoraj. Program Evropska solidarnostna enota pa ga zagotavlja na način povračila stroškov, nastalih za zavarovanje, ki so del proračuna posameznega projekta na proračunski postavki izredni stroški.

Če udeleženec potrebuje zasebno osebno zavarovanje zaradi nacionalne zakonodaje, morajo sodelujoče organizacije udeležencu zagotoviti osebno zavarovanje, ki mora zagotavljati enako kritje kot za čezmejne aktivnosti, zlasti kritje, ki ni povezano z aktivnostjo za njeno celotno trajanje. Če je to zasebno zavarovanje potrebno, lahko organizacija uporabi izredne stroške za njegovo financiranje.

Za aktivnosti znotraj države Evropska komisija ne opredeljuje edinstvene oblike zavarovanja odgovornosti do tretjih oseb in ne priporoča specifičnih zavarovalnic. Iskanje najustreznejše zavarovalne police je prepuščeno organizatorjem projekta glede na vrsto projekta, ki se izvaja, in oblike zavarovanj, ki so na voljo na nacionalni ravni. Za določen projekt ni treba pridobiti zavarovanja, če so udeleženci že zavarovani z obstoječo zavarovalno polico organizatorjev projekta.

Za projekte, ki bodo vključevali brezposelne mlade, ki imajo v času prijave projekta v program obvezno zdravstveno zavarovanje urejeno kot občani, z odhodom na aktivnost pa si ga morajo zaradi neizpolnjevanja pogojev kriti sami, predlagamo, da podporne organizacije/prijaviteljice zaprosijo za povrnitev tovrstnih stroškov že na ravni prijave projekta v program, in sicer pod postavko izredni stroški.

Najkasneje z dopolnjenim 26. letom postane vsak občan, neodvisno od statusa, zavezanec za plačilo obveznega zdravstvenega zavarovanja. Izjema so le brezposelni, ki jim v nekaterih primerih obvezno zdravstveno zavarovanje krijejo občine njihovega stalnega prebivališča. Prostovoljci z odhodom v tujino to pravico izgubijo, kar pomeni, da so za obdobje trajanja aktivnosti zakonsko zavezani k plačevanju mesečnih premij obveznega zdravstvenega zavarovanja, četudi se njihov socialni položaj z vključenostjo v prostovoljsko aktivnost ni spremenil.

Na Nacionalni agenciji že leta stremimo h kar največjemu vključevanju mladih z manj priložnostmi v projekte programa, hkrati pa se zavedamo, da je plačilo premij obveznega zdravstvenega zavarovanja za mnoge dolgotrajno brezposelne mlade udeležence veliko breme. Zato si prizadevamo, da bi za slovenske udeležence, ki jim je pred pričetkom aktivnosti dotično zavarovanje plačevala matična občina, v obdobju njihovih aktivnosti pri pristojnih inštitucijah dosegli zamrznitev obveznosti plačevanja premij obveznega zavarovanja.

Ker do sistemskih rešitev za zdaj še nismo prišli, še vedno velja, da mora imeti vsak slovenski udeleženec v času trajanja aktivnosti poleg zavarovanja Cigna tudi veljavno evropsko kartico zdravstvenega zavarovanja za tujino. Kot navedeno zgoraj, v primeru brezposelnih udeležencev predlagamo, da se za povrnitev tovrstnih stroškov v upravičenih primerih zaprosi že na ravni prijave projekta v program, in sicer na postavki izredni stroški. Druga možnost je, da v času sklepanja zavarovanja stopijo v kontakt z zavarovalnico Cigna, ki v specifičnih primerih in na podlagi konkretne situacije lahko prevzame tudi vlogo primarne zavarovalnice in krije tudi stroške, ki jih sicer krije osnovno zdravstveno zavarovanje.

Poudarjamo, da tovrstno pravilo velja izključno za projekte oziroma aktivnosti, ki bodo vključevali brezposelne mlade, ki so v času prijave projekta v program obvezno zdravstveno zavarovani kot občani (in jim torej zavarovanje krije njihova matična občina).

Urejanje statusa udeležencev na Zavodu RS za zaposlovanje (ZRSZ) in Centru za socialno delo (CSD)

Na Nacionalni agenciji smo prejeli veliko vprašanj v zvezi z urejanjem statusa prostovoljcev na območnih službah Zavoda RS za zaposlovanje in na Centrih za socialno delo, zato vam sporočamo:

Glede urejanja statusa udeležencev na Zavodu RS za zaposlovanje (ZRSZ), velja 44. člen Pravilnika o prijavi in odjavi iz evidenc, zaposlitvenem načrtu, pravicah in obveznostih pri iskanju zaposlitve ter nadzoru nad osebami, prijavljenimi v evidencah, skladno s katerim je udeležba v projektih EU navedena kot upravičen razlog za oprostitev aktivnega iskanja zaposlitve. Natančneje (kopirano iz Pravilnika):

»Osebni svetovalec in brezposelna oseba ali iskalec zaposlitve, katerega zaposlitev je ogrožena, se lahko pred nastankom enega od razlogov za oprostitev obveznosti aktivnega iskanja zaposlitve v zaposlitvenem načrtu dogovorita, da je oseba oproščena aktivnega iskanja zaposlitve:

• v času vključitve v usposabljanje in izobraževanje v okviru projektov Evropske unije ali drugih mednarodnih projektov, katerih trajanje ni daljše od 12 mesecev, če je vključitev smiselna po kriterijih, ki veljajo za vključitev v ukrepe APZ.«

Nujno potrebno je, da se brezposelne osebe, preden se vključijo v projekte prostovoljstva, pripravništev ali zaposlitve s svojimi svetovalci na ZRSZ dogovorijo, da se jim na podlagi omenjenega pravilnika za čas udeležbe v projektu zamrzne status iskalca zaposlitve, ter dogovor s svetovalcem tudi podpišejo.

V kolikor bi prihajalo do neskladij s Pravilnikom, se prosimo obrnite neposredno na Barbaro Gogala (barbara.gogala(at)ess.gov.si).

Glede urejanja statusa udeležencev na Centrih za socialno delo (CSD) pa udeležencem, ki prejemajo socialno podporo, predlagamo, da naj se glede ohranitve socialne pomoči in pridobitve morebitnega dodatka na aktivnost v času aktivne vključenosti v projekt, za več informacij obrnejo na pristojno službo CSD.