Pred bližajočim se drugim rokom za prijavo na programa Erasmus+ na področju mladine in Evropska solidarnostna enota za obdobje 2021-2027 objavljamo seznam najpogostejših napak, ki so bile opažene v vlogah, oddanih na prve prijavne roke v letu 2021.

Vse bodoče (in pretekle) prijavitelje bi radi opozorili, da smo bili na prvem roku zaradi uvajanja novih programov in orodij zelo prizanesljivi, da pa bodo na drugem prijavnem roku vloge s tovrstnimi (spodaj opisanimi) napakami zavrnjene. Zato vas prosimo, da ste pri izpolnjevanju vaše (naslednje) vloge še posebej pozorni in natančni ter upoštevate spodnje usmeritve.

Za dodatna pojasnila smo vam na voljo na info@movit.si.

Nepopolne obvezne priloge

Pogost pojav so bile nepravilnosti v priloženih častnih izjavah in urnikih, v katerih so bile najpogostejše napake naslednje:

     Nepopolne častne izjave:

• manjkajoča navedba datuma in kraja podpisa (prostor za to se nahaja tik pred okvirčkom s podatki o organizaciji na koncu častne izjave);
• neustrezen podpis: veljavna je samo bodisi digitalno podpisana izjava bodisi lastnoročno podpisana in skenirana izjava (sken podpisa, prilepljen v dokument, je neveljaven);
• podpis in/ali datum se nahajata v okencu na prvi strani, namenjenemu sklicevanju na pretekle prijavne vloge, namesto na ustreznem mestu na koncu častne izjave (okence na prvi strani lastne izjave je namenjeno izključno sklicevanju na ustrezno oddano častno izjavo na preteklem roku);
• odsotnost pooblastila zakonitega zastopnika v primeru podpisa častne izjave s strani osebe, ki ni zakoniti zastopnik (če častno izjavo podpiše oseba, ki ni zakoniti zastopnik, morate obvezno priložiti tudi ustrezno overjeno pooblastilo);
• napačna ali nerazvidna identifikacijska številka častne izjave (vsaka častna izjava ima na vrhu v glavi identifikacijsko številko vloge, ki se nahaja tudi na vseh ostalih straneh vloge – identifikacijska številka častne izjave mora biti razvidna (npr. v primeru skena) v glavi častne izjave in skladna z identifikacijsko številko vloge);
• podpis zakonitega zastopnika se nahaja v okencu za podpis fizičnih oseb namesto v okencu za pravne osebe;
• častna izjava ni priložena v celoti (priložiti morate celotno častno izjavo in ne samo zadnje strani).

     Nepopolni urniki:

• napačno navedeni datumi trajanja posamezne aktivnosti, v katere so vključeni tudi dnevi za pot (dnevi potovanja ne spadajo v dneve aktivnosti – če pričnete z aktivnostjo zvečer, se morate odločiti, ali je to dan aktivnosti ali dan potovanja, ne more pa biti oboje; če torej smatrate prvi dan, ko začnete zvečer z aktivnostjo, za dan aktivnosti, potem ne zaprošajte dodatno še za dan potovanja, ker vam ne pripada (razen v primeru zelenega potovanja oz. res dolge poti, kar mora biti v vlogi ustrezno utemeljeno); lahko pa se odločite, da je prvi dan dan za potovanje, a ga potem ne vštevajte v dneve aktivnosti);
• manjkajoči urniki (prijavnemu obrazcu za Ključni ukrep 1 v programu Erasmus+ mora biti priložen urnik za vsako prijavljeno aktivnost, pri aktivnostih udejstvovanja mladih pa tudi skupni časovni razpored za celoten projekt, ki prikazuje vse načrtovane aktivnosti);
• seznam partnerjev v urniku je pomanjkljivo ali napačno naveden (če delate na starih predlogah urnikov, posodobite partnerske organizacije, da bodo te skladne s prijavljenim projektom);
• kraj in/ali datum aktivnosti v urnikih je napačen oz. neskladen s podatki v prijavni vlogi;
• opisi aktivnosti v urniku so zelo splošni in premalo konkretni.

Glede na navedeno vas želimo torej opomniti, da okence na prvi strani častne izjave izpolnite le v primeru, da se želite sklicevati na že oddano častno izjavo na katerem od preteklih prijavnih rokov (pod pogojem, da je bila ta oddana na našo NA, da od datuma izdaje izjave ni preteklo več kot eno leto in da se situacija v vaši organizaciji/skupini od takrat ni spremenila). V tem primeru (če se v okencu na prvi strani sklicujete na predhodno oddano izjavo) izjave ni potrebo podpisovati. Če pa oddajate novo častno izjavo, pa morate pustiti okenca na prvi strani prazna, podpišete pa se na zadnji strani izjave, in sicer v razdelek za pravne osebe pod nacionalno identifikacijsko številko in ne v okence za fizične osebe (razen, če prijavo oddajate kot fizična oseba v imenu neformalne skupine mladih). Častno izjavo skenirajte v celoti z vsemi njenimi pripadajočimi stranmi in elementi – še posebej je pri tem pomemben zgornji del dokumenta, v katerem so navedeni identifikacijska številka in ostali identifikacijski podatki izjave (in ki morajo biti skladni z identifikacijskimi podatki prijavne vloge). Pazite, da častno izjavo oddajate skupaj s pripadajočo prijavno vlogo ter na zadnji strani izjave na ustreznem mestu (nad vašimi podatki) obvezno navedite tudi kraj in datum.

Pri oblikovanju urnika vašega projekta v okviru Ključnega ukrepa 1 E+ ne pozabite, da mora biti projektu priložen urnik za vsako predvideno aktivnost posebej. Pri projektih mladinskih izmenjav in mobilnosti mladinskih delavcev to pomeni, da morate priložiti urnik tudi za načrtovane pripravljalne obiske in jih povezati s številko pripadajoče aktivnosti. Pri aktivnostih udejstvovanja mladih pa morate priložiti skupni časovni razpored za celoten projekt, ki prikazuje vse načrtovane aktivnosti, dodatno pa morate priložiti še urnik za vsak posamezni dogodek in/ali mobilnost, v kolikor jih v projektu načrtujete.

Ne pozabite torej vsaki posamezni aktivnosti dodeliti svojo številko in urnik ter v primeru pripravljalnih obiskov njihovo zaporedje povezati z ustrezno zaporedno številko, ki je vedno pred številko osrednje aktivnosti projekta, na katero se obisk navezuje. Dejavnosti znotraj urnika navedite karseda konkretno in naj bo iz njih jasno razvidno predvideno dogajanje v okviru posamezne aktivnosti. Bodite pozorni tudi na to, da ustrezno navedete vse svoje partnerje, vneseni datumi pa naj se nanašajo na čas trajanja aktivnosti brez dni, predvidenih za pot.   

Upravičenost organizacij glede na pravni status

Pri več prijavnih vlogah je bila prisotna nejasnost glede statusa prijavitelja in/ali partnerskih organizacij. Podatki v sistemu za registracijo organizacij (ORS) se npr. niso skladali z opisi v vsebinskem delu prijavne vloge ali pa dejanskega statusa organizacije zaradi nasprotujočih si navedb ni bilo mogoče razbrati. Podatki o vaši organizaciji se namreč samodejno prenesejo v prijavno vlogo, zato preverite, da je odgovor na vprašanje »Ali je organizacija neprofitna?« v prijavni vlogi pravilen. Če ni, morate podatke ustrezno spremeniti v sistemu ORS, kjer morate v razdelku Podatki o organizaciji označiti, ali je vaša organizacija profitna ali neprofitna. Prosimo, poskrbite, tudi v sodelovanju s partnerskimi organizacijami, da so podatki ustrezni in skladni tako v sistemu ORS kot tudi v prijavni vlogi.

Neustrezno število udeležencev ali podpornih oseb

Prejete prijavne vloge so vključevale neustrezno število udeležencev ali drugih oseb, predvidenih pri posamezni akciji. Priporočamo vam, da za akcijo, na katero se želite prijaviti, natančno preverite število oseb, ki jih ta predvideva, saj bo v primeru prevelikega ali nezadostnega števila oseb vaša prijava zavrnjena. Primer tovrstne nepravilnosti je bilo npr. previsoko število fasilitatorjev, predvidenih za posamezno aktivnost v okviru mladinskih izmenjav (dovoljen je le en fasilitator na aktivnost), in nezadostno število navedenih udeležencev, katerih minimalno število se bistveno razlikuje glede na posamezno akcijo.   
    
Napačen vnos ali neupravičenost ene od dveh ali več prijavljenih aktivnosti znotraj enega projekta

Posamezne aktivnosti prijavljenih projektov niso zadostovale osnovnim kriterijem za njihovo upravičenost, zaradi česar so bile zavrnjene. Primer takšne aktivnosti je bil pripravljalni obisk v okviru mladinskih izmenjav in mobilnosti mladinskih delavcev, katerega potek ni bil predviden v gostujoči državi oz. organizaciji. Pripravljalni obisk lahko poteka smo v državi gostiteljici aktivnosti, na katero se pripravljalni obisk nanaša!

Opozoriti vas želimo, da z vključitvijo partnerske države v aktivnost vašega projekta ta aktivnost avtomatično postane v celoti aktivnost s partnerskimi državami. Zato ne ločujte te aktivnosti na dve aktivnosti – eno s programskimi in eno partnerskimi državami, saj gre za eno samo aktivnost, v katero morate vnesti vse partnerje (tako tiste iz programskih kot tudi tiste iz partnerskih držav), ki v njej sodelujejo, in to aktivnost kot celoto označiti kot aktivnost s partnerskimi državami.

Napačen vnos aktivnosti je bil prav tako opažen pri neustreznem razločevanju med dnevi aktivnosti in dnevi potovanja, pri čemer so bili posamezni dnevi dvojno označeni (istočasno so bili označeni kot dan aktivnosti in dan potovanja). V izogib napačnemu navajanju časa trajanja vaše aktivnosti vas usmerjamo, da v primeru, ko na isti dan udeleženci vašega projekta potujejo in se udeležijo aktivnosti, ta dan označite le kot dan aktivnosti. Pri tem pazite, da se navedbe števila udeležencev in skupin, vključenih v projekt, skladajo v vseh delih vaše prijavne vloge, vključno s proračunom in navedbo njihovih premikov v urniku aktivnosti.

Pomanjkljiv ali neustrezen opis aktivnosti in potrebe po dodatnih sredstvih

Pri svoji prijavni vlogi ne pozabite potrebo po dodatnih aktivnostih in sredstvih vsakič tudi ustrezno utemeljiti, saj v nasprotnem primeru ta ne bodo odobrena. V primeru aktivnosti udejstvovanja mladih je tako zaprošene dneve za pot na postavki individualne podpore za dogodke v lokalnem okolju z udeleženci iz lokalnega okolja potrebno vsebinsko obrazložiti in utemeljiti, isto pa velja za pripravljalni obisk pri projektih mladinskih izmenjav in mobilnosti za mladinske delavce.

Še posebej bodite pozorni pri zaprošanju za sredstva za vključevanje udeležencev z manj priložnostmi, ki so ključna ciljna skupina novih programov Erasmus+ in Evropske solidarnostna enota. Dodeljevanje sredstev za tovrstne mlade ni možno v primeru, da to ni ustrezno utemeljeno v vaši prijavni vlogi. Poleg opisa same vključitve v vaše aktivnosti pa je pomembna tudi navedba, kdo ti mladi so oz. kakšen bo postopek pridobivanja oz. iskanja mladih z manj priložnostmi za vključitev v projekt ter opis nadaljnje podpore pri aktivnostih.

Pri vseh svojih utemeljitvah in opisih razlogov za zaprošanje sredstev pazite, da so ti tudi ustrezno vneseni, kot v primeru projektov mladinskih izmenjav in mobilnosti mladinskih delavcev, kjer smo opazili, da so pri podpori za vključevanje udeležencev z manj priložnostmi pri zaprošanju stroškov na enoto komentarji bili vpisani v celico, namenjeno dejanskim stroškom.

Vsi navedeni podatki glede prijavljenega projekta morajo biti skladni z vsebinskim delom vaše prijave, isto npr. velja za navedbo mladih z manj priložnostmi, katerih vključitev v projekt naj bo tudi ustrezno obrazložena v vsebinskem delu prijavne vloge.

Neustrezno zaprošanje za finančna sredstva

Pazite na to, da je vaš projekt karseda stroškovno učinkovit in ne zaprošate za sredstva, ki se ne skladajo z dejanskimi potrebami vašega projekta oz. je njihovo zaprošanje neutemeljeno. To velja za vse projekte, še posebej pa za projekte v okviru Ključnega ukrepa 2. Ne pozabite, da je stroškovna učinkovitost eden od kriterijev pri ocenjevanju projektov, kar pomeni, da je lahko projekt, če ocenjevalci presodijo, da traja predolgo glede na predvidene aktivnosti in rezultate, zato slabše ocenjen.

Zaprošanje za stroške pod postavko »izredni stroški« naj bo v skladu s predvidenimi vrstami stroškov za to postavko (v Vodniku je pri vsaki vrsti aktivnosti natančno navedeno, kateri stroški spadajo pod izredne stroške), v katero med drugim ne spada zaprošanje za kritje dodatnih potnih stroškov ipd. V tem primeru svoje potne stroške vnesite v postavko »visoki potni stroški«.  Zaprošanje za dodatna sredstva za zeleno potovanje je prav tako neupravičeno v primeru odsotnosti razlage glede prevoza, ki naj bi ga udeleženci uporabili. Isto velja za navajanje višje pasovne razdalje kot bi bila predvidena glede na navedene podatke o udeležencih, ki bo brez ustrezne utemeljitve prav tako obravnavana kot neupravičena.   

Neoriginalna vsebina v prijavnih vlogah

Na Nacionalni agenciji v zadnjem času ugotavljamo, da so si nekateri projekti, prijavljeni s strani različnih organizacij, med seboj zelo podobni, zato bomo od 2. prijavnega roka dalje izvajali poostren nadzor na tem področju. Nova pravila nam namreč nalagajo, da vloge, za katere obstaja sum, da niso v celoti originalne/avtentične, zavrnemo, zato prijavitelje pozivamo, da ne kopirajo in prilagajajo obstoječih ali preteklih projektnih vlog drugih prijaviteljev (pri nas ali v tujini).

Prijava projekta na več nacionalnih agencij

Pravila programov prepovedujejo prijavo enakega projekta na več nacionalnih agencij, v okviru Ključnega ukrepa 2 pa celo prijavo projekta istega konzorcija partnerjev na dve nacionalni agenciji. Nova orodja nam omogočajo medsebojno primerjavo vlog po vsej EU, zato prijavitelje pozivamo, da se teh pravil držijo. Vloge, ki to pravilo kršijo, so namreč samodejno zavrnjene na vseh nacionalnih agencijah.

Uporaba slovenskega jezika

Od vseh prijaviteljev je pričakovano, da svojo prijavnico izpolnite v ustreznem jeziku, torej v slovenščini, razen v primeru odobritve prošnje za oddajo prijavne vloge v angleškem jeziku. Več informacij o tem je na voljo na naši spletni strani, podstran Razpisna dokumentacija.