POMEMBNO: Spodnja navodila se nanašajo na zaključevanje projektov, ki so bili v program sprejeti od leta 2021 dalje. Če zaključujete projekt, sprejet še v preteklem programu (do vključno leta 2020), so navodila za oddajo končnega poročila za te projekte na voljo tukaj.

Upravičencem je ves čas trajanja projekta na voljo spletno orodje za poročanje in upravljanje, v katerem ima upravičenec na voljo za urejanje različne razdelke glede na vrsto projekta (npr. aktivnosti, mobilnosti, dogodke, proračun itd.), ter spremlja izvajanje projekta, v orodju pa se pripravi in odda tudi končno poročilo. Na voljo so tudi vzorčna končna poročila – tako za Ključni ukrep 1 kot za Ključni ukrep 2 jih najdete na povezavi.

Dostop do sprejetega projekta je omogočen kontaktom, opredeljenim v prijavni vlogi. Ko je sporazum z nacionalno agencijo podpisan, ta projekt v orodje tudi prenese. S tem postane projekt viden v razdelku My projects/Moji projekti. Pri tem kontaktne osebe projekta prejmejo obvestilo oz. samodejno generirano elektronsko sporočilo, v katerem je med drugim naveden tudi dostop do projekta v orodju.
POMEMBNO! Svetujemo vam, da pri preverjanju, ali ste obvestilo prejeli, znotraj svojega e-poštnega predala pregledate vse mape, vključno z »vsiljeno pošto«.

V vodniku za uporabo orodja je tudi obrazložitev postopka prejemanja obvestil, ki vključuje seznam z navedbo primerov, v katerih so obvestila poslana, in oseb, ki prejmejo posamezno obvestilo. Pri izpolnjevanju končnega poročila in uporabi orodja si lahko pomagate s posnetki, ki jih je pripravila Evropska komisija.

Orodje je dostopno preko Platforme za programa Erasmus+ in Evropska solidarnostna enota v razdelku My projects/Moji projekti.

Upravičence prenešenih projektov v orodje za poročanje in upravljanje pozivamo, da v orodju redno posodabljajo oz. vnašajo podatke o aktivnostih in udeležencih v ustrezne razdelke skladno z navodili za uporabo orodja.

Ko se projektno obdobje vašega projekta zaključi, imate na voljo 60 koledarskih dni za oddajo končnega poročila. Orodje načeloma deluje, lahko pa se pojavijo tehnične napake v obdobju zaključevanja in/ali pri sami oddaji končnega poročila. Če opazite kakršno koli odstopanje ali nedelovanje, nas o tem nemudoma obvestite na info@movit.si in priložite posnetek zaslona, kjer je napaka vidna.

Ena izmed novosti pri poročanju projektov, sprejetih v novem programskem obdobju, je obvezna priloga h končnemu poročilu, navedena v Prilogi III k sporazumu o nepovratnih sredstvih (Finančna in pogodbena pravila), in sicer Poročilo o vključevanju mladih z manj priložnostmi.

Priloga je obvezna za vse projekte v okviru Ključnega ukrepa 1 (mladinske izmenjave, mobilnost mladinskih delavcev, aktivnosti udejstvovanja mladih, ukrep za vključevanje v okviru pobude Discover EU) in za sodelovalna partnerstva v okviru Ključnega ukrepa 2, ki vključujejo mlade z manj priložnostmi. 

Obrazec za poročilo je na voljo tukaj.