Za vas smo pripravili seznam najpogostejših vprašanj, ki ga sproti posodabljamo. Razdeljena so po področjih. Veseli bomo povratne informacije in predlogov za nova vprašanja!
Za vas smo pripravili seznam najpogostejših vprašanj, ki ga sproti posodabljamo. Razdeljena so po področjih. Veseli bomo povratne informacije in predlogov za nova vprašanja!
V projektu aktivnosti udejstvovanja mladih smo imeli dogodke z mobilnostjo in fizične dogodke. Kako jih vnesemo v modul za upravičence?
Dogodke z mobilnostjo ustvarite pod zavihkom aktivnosti in nato z njimi povežite mobilnosti – udeležence, ki so se udeležili dogodka z mobilnostjo. Fizične dogodke vnašate v zavihek fizični dogodki – gre za dogodke za udejstvovanje mladih brez mobilnosti. Fizične dogodke in mobilnosti vnašate glede na vaš sprejeti sporazum in proračun projekta.
Kaj narediti v primeru, če mladi ne želijo dajati datuma rojstva za vnos v Modul za upravičence?
Mladi vse bolj kritično pristopajo do teme varovanja osebnih podatkov, kar vidimo kot nekaj pozitivnega. Pomembna je jasna in transparentna komunikacija, na kakšen način bodo njihovi podatki uporabljeni. V ta namen je na voljo Izjava o zasebnosti/Privacy statement, na katero se lahko referirate pri komunikaciji uporabe podatkov.
Za potrebe fizičnih dogodkov (aktivnosti udejstvovanja mladih) je na listi prisotnosti potrebno navajati: ime udeleženca, namen aktivnosti, starost, vloga (udeleženec, odločevalec) ter začetni in končni datum aktivnosti. Če imate dogodek z mobilnostjo pa je potrebno dodati še rojstni datum in e-mail naslov, saj udeleženci mobilnosti prejmejo tudi vprašalnik, ki ga morajo izpolniti po udeležbi na aktivnosti.
Kaj naredim, če sem aktivnost označil kot potujočo aktivnost?
V tem primeru ustvarite novo aktivnost in vse mobilnosti vežite nanjo.
Ali je potrebno h končnemu poročilu priložiti Youthpass vsakega udeleženca?
Ne, potrdil Youthpass ni potrebno prilagati. V končnem poročilu opišite, koliko ste jih izdali, ter kakšno podporo učenju v projektu ste nudili. Nacionalna agencija ima vpogled v število izdanih potrdil Youthpass za vsak projekt in ta podatek redno preverja.
Država prejemnica vs. država gostiteljica. Ali je to eno in isto, če smo organizirali mladinsko izmenjavo v Sloveniji?
Da, to je isto.
Koliko sredstev naj namenimo partnerjem za njihovo sodelovanje v projektu?
Način kritja stroškov in nakazila partnerjem je odvisen od dogovora med organizacijami in glede na različne stroške, ki jih ta ima (npr. priprave udeležencev, nakup drobnega materiala za aktivnosti, administrativni stroški).
Skladno s standardi kakovosti Erasmus na področju mladine mora upravičenec-koordinator sodelovati skupaj z vsemi udeleženimi organizacijami pri izvajanju projekta. Prav tako se morajo organizacije med seboj dogovoriti o jasni določitvi vlog in razdelitvi nalog.
Dodatno Sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev določa, da morajo upravičenci imeti notranje dogovore o svojem delovanju in usklajevanju, da se zagotovi pravilno izvajanje ukrepa. Kakšen bo torej dogovor med upravičenci je izključno v domeni njih samih. Če to zahteva sporazum, je treba te dogovore opredeliti v pisnem konzorcijskem sporazumu med upravičenci. Notranji dogovori ne smejo vsebovati določb, ki so v nasprotju z omenjenim sporazumom.
Ali nam morajo udeleženci po tem, ko se vrnejo domov in imajo še račune od poti nazaj, originalne račune poslati po pošti? Ali zadostuje skenirana kopija?
Za primere dodatnih pregledov ali revizije s strani Nacionalne agencije zadostuje čitljiv optično prebran dokument.
Španski udeleženci v našem projektu so upravičeni do 5 potovalnih dni (vključno z dnem prihoda in odhoda). Ali lahko na primer potujejo 3 dni na izmenjavo in 2 dni z mladinske izmenjave, ali pa 2,5 dni na izmenjavo in 2,5 dni domov z izmenjave. Kako točno se to gleda? Če si recimo izberejo 2,5 dni za vsako smer, kako se potem šteje čas? Če se izmenjava prične 2. septembra, oni pa potujejo 2,5 dni prej, torej kdaj lahko najhitreje krenejo na pot (npr. 30. avgusta popoldne)?
Upravičenost dni potovanja se preračunava datumsko. Dan se šteje kot potovalni dan ne glede na to, ob kateri uri se je v tistem dnevu pričelo oz. končalo potovanje. Načrtovanje potovanja je v domeni udeležencev oz. partnerskih organizacij v skladu z vašimi internimi dogovori. Tisti dnevi, v katerih je potekalo potovanje, za katerega v interni dokumentaciji hranite ustrezna in verodostojna dokazila, bo torej priznan kot potovalni dan. V primeru, da bodo udeleženci potovali manj dni, kot ste zaprosili in/ali je bilo odobreno ob prijavi, boste to ustrezno označili v poročilu in jim za tiste dni sredstva ob zaključku projekta ne pripadajo.
Ali se lahko udeleženci po koncu aktivnosti (npr. mobilnosti mladinskih delavcev, projekti prostovoljstva) vračajo v drugo državo, ki ni njihova matična?
Da, lahko. Ne glede na to, kam se vrača, mu pripada pas razdalje za relacijo njegovega prihoda na aktivnost, torej od kraja njegovega izvora do kraja aktivnosti.
Prosim za pomoč pri vprašanju glede nakupa kart in nastanitve. Ali je to lahko opravljeno preko potovalne agencije? Ali bi se to štelo kot turizem?
Nakup letalske karte in nastanitev se lahko opravi preko potovalne agencije. Gre namreč samo za logistični del projekta. V primeru, da bi pri potovalni agenciji celo dobili bolj ugodno ceno, to pomeni, da sledite načelu dobrega gospodarjenja. Pri tem seveda velja, da vsebinsko sledite programu oz. da organizirate aktivnosti skladno s programom Erasmus+. Torej pri izvajanju projekta/aktivnosti ne sme iti za turistično potovanje.
Trenutno gostimo prostovoljca, ki domov odhaja sredi septembra. Za domov bi rad uporabil 4-dnevno vozovnico Interrail. To je trenutno tudi najcenejša možnost vrnitve domov. Zanima me, če je ta vozovnica upravičen strošek?
Udeleženec lahko potuje z Interrail vozovnico, pomembno je le, da potovanje nastane v projektnem obdobju.
Večina udeležencev mladinske izmenjave se je odločila za zeleno potovanje. Mika jih nakup karte Interrail Pass, s katero bi lahko z vlakom potem še naprej potovali po Evropi (cenovno gledano je ugodnejša kot povratno potovanje v Slovenijo). Ali lahko potujejo na ta način?
Da, lahko. Pomembno je, da potovanje poteka znotraj projektnega obdobja.
Partnerji v projektu razmišljajo, da bi na aktivnost prišli z avtomobilom ali kombijem. Ali je najem kombija upravičen strošek?
Najem kombija je upravičen strošek, mora pa biti dokazljiv v primeru revizije.
Se začetek in konec aktivnosti štejeta kot dan prihoda in odhoda?
Dan aktivnosti je tisti dan, na katerega poteka program, tudi če je to samo del dneva. Dan potovanja je dan, ki je izključno namenjen samo potovanju. Npr. če se vaša aktivnost začne popoldne, je ta dan prvi dan aktivnosti, četudi bodo udeleženci ta dan tudi potovali.
Imamo vprašanje glede finančne podpore, ki jo posamezniki prejmejo tudi za dni potovanja. Če prav razumem pravila, lahko potem tiste dni, ko potujejo zeleno, individulano podporo porabijo za hrano in bivanje na poti. So tu kakšne restrikcije?
Prispevek na enoto na udeleženca je namenjena tudi za potovalne dni. Da, sredstva se lahko porabijo za hrano in bivanje na poti. Pomembno je, da so stroški, nastali v projektu, smotrni, utemeljeni in v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja, zlasti glede gospodarnosti in učinkovito
Kako to dokazujemo?
Dokazujete lahko z izjavo udeleženca, ki jo hranite v dokumentaciji projekta.
Ko udeleženec zapusti aktivnost in njegova naslednja destinacija ni izvorna destinacija? Kaj storiti v tem primeru? Kateri stroški pripadajo udeležencu?
Kam udeleženec odpotuje po aktivnosti, ni pomembno. Za izračun stroškov se gleda le kraj izvora. Pripadajo mu stroški za pas razdalje, ki mu pripada gleda na kalkulator razdalje.
Pri izračunu razdalje za opravljeno pot udeleženca/-ke upoštevate:
V primeru, da se kraj odhoda udeleženca/-ke razlikuje od sedeža organizacije pošiljateljice, razlog za to obrazložite v okencu s pojasnili glede lokacij, ki se razlikujejo od lokacij organizacije pošiljateljice/gostiteljice (okence najdete v Modulu za upravičence znotraj posamezne aktivnosti mobilnosti v razdelku z informacijami o poti udeleženca/-ke).
Edino relevantno orodje za izračun dolžine poti, opravljene s strani udeležencev aktivnosti, je spletni kalkulator razdalj Erasmus+. Ko v kalkulator razdalje vnesete začetno in končno lokacijo poti udeleženca/-ke, ta izračun vnesete v polje (ang. »Real distance in kilometres«).
Kadar je več kot 50% celotne razdalje potovanja opravljene na zelen način. Enosmerna pot ni dovolj.
Vlak, avtobus, kombi, avtomobil v souporabi. Seveda tudi kolo, štopanje, hoja, električno kolo/skiro, idr.
Ja, gre za souporabo avtomobila. Pazite pa, da bo zeleno potovanje obsegalo več kot 50% poti.
Ja, gre za souporabo avtomobila. Pazite pa, da bo zeleno potovanje obsegalo več kot 50% poti.
Ne, razen v primeru, da je uporabljen na način souporabe in se z njim peljeta vsaj dva udeleženca/-ki.
Kot pri običajnem potovanju je do povračila za pot upravičen vsak izmed udeležencev/-k.
Častno izjavo potrebujete, ko je bilo opravljeno zeleno potovanje in za to zaprošate za dodatna sredstva. Preverite pa pri tem najprej sporazum oz. pogodbeno dokumentacijo za svoj projekt, saj se je zahteva po ureditvi častne izjave za zeleno pot spreminjala skozi programska leta.
Častna izjavo podpišeta udeleženec/-ka, ki prejme nepovratna sredstva za potne stroške, in zastopnik/-ca organizacije pošiljateljice.
Pred odhodom je potrebno oceniti število dni, končno število in častno izjavo pa se podpiše po končani mobilnosti, ko podpisujoči vedo, kakšno je bilo potovanje.
Največ štirje dodatni dnevi, vendar samo toliko, kolikor jih je bilo zares opravljenih.
Praviloma udeležencu/-ki pripadajo samo opravljeni dnevi zelenega potovanja, se pravi v tem primeru 2 dni zelenega potovanja. Na ravni zaključka projekta ni nujno, da se napovedano ob prijavi sklada z izvedenim v praksi, tako da v svojem končnem poročilu poročate o dejansko koriščenih dneh potovanja.
V primeru uporabe trajnostnih prevoznih sredstev (zelenega potovanja) se kot dokazilo uporablja častna izjava, ki jo podpišeta oseba, ki prejme nepovratna sredstva za potne stroške, in zastopnik organizacije pošiljateljice. Organizacijam obenem predlagamo, da poleg častnih izjav hranite tudi dokazila in račune za zeleno potovanje udeleženca/-ke (v primeru uporabe javnih prevoznih sredstev oz. kjer je možno pridobiti dokazilo oz. račun). Ob dodatnem pregledu projekta je te namreč potrebno predložiti. Kot je določeno v sporazumu o nepovratnih sredstvih, pa je udeležence potrebno obvestiti, da so dolžni hraniti dokazila o potovanju (vozovnice) in jih na zahtevo predložiti upravičencu. Pri tem bodite pozorni, da so se zahtevana dokazila za dokazovanje opravljenega zelenega potovanja spreminjala skozi programska leta, tako da preverite, katera dokazila potrebujete v sporazumu oz. pogodbeni dokumentaciji za svoj projekt (Priloga III – Finančna in pogodbena pravila za projekte do leta 2022 ter Priloga 2 – Pravila za upravičene stroške za projekte od 2023 dalje).
Da, upravičenost do dodatka za zeleno potovanje ni vezana na datum zaključka aktivnosti, temveč na zaključek projektnega obdobja.
Eden izmed udeležencev bo na mladinsko izmenjavo v eno smer potoval z letalom. V drugo smer se bo vračal z zelenim načinom prevoza. Mu potem še vedno pripada znesek za zeleno potovanje ali zanj velja nižji znesek?
Potovanje se šteje za zeleno, če večina poti poteka z uporabo trajnostnih načinov prevoza. V primeru zelenih načinov prevoza (vlak, avtobus, avtomobil v souporabi) se uporabljajo prispevki na enoto za zeleno potovanje, sicer pa prispevki na enoto za standardno potovanje.
V sklopu projekta izvajamo mladinsko izmenjavo, ki se je bodo udeležili udeleženci iz Srbije. Zanima me kako je z urejanjem zdravstvenega zavarovanja zanje, ali si ga uredijo in plačajo sami oz. njihova pošiljajoča organizacija? Ali lahko stroške zavarovanja udeležencev krijemo mi (gostiteljska organizacija)? In če ja, iz katere postavke?
Junija se odpravljamo na mladinsko izmenjavo izven EU z mladoletnimi udeleženci. Zanima me, kakšno zavarovanje jim moramo zagotoviti v tem primeru? Ali moramo zavarovati tudi njihovo prtljago in osebne stvari, ali je dovolj samo turistično zdravstveno zavarovanje?
Vsi udeleženci morajo imeti urejeno zdravstveno zavarovanje. Kaj boste krili ter kako ga boste krili (kakšno vrsto zavarovanja ter s katero zavarovalnico), je odvisno od vašega dogovora s partnerji. Postavka, iz katere lahko krijete te stroške, je “Individualna podpora”.
Pomembno je, da je poskrbljeno za varnost udeležencev in da imajo zagotovljeno osnovno zdravstveno zavarovanje. Pri tem se posvetujte tudi s partnerji, upoštevajte, kje aktivnost poteka, kakšno je potovanje, ali gre za rizične aktivnosti znotraj projekta (primer: imate aktivnost plezanja po plezalni steni ali izdelujete papirnate zastave) itd.
Zelo priporočljivo je, da imajo udeleženci v transnacionalnih aktivnostih evropsko kartico zdravstvenega zavarovanja.
Ali bi lahko partnerji v primeru, da ne porabijo vseh stroškov za prevoz, ostanke do maksimalne cene na posameznika uporabili za nakup zdravstvenega zavarovanja?
Da. Za vsakega udeleženca vam pripada prispevek na enoto glede na potovalno razdaljo. Če so vaši dejanski stroški nižji od tega, lahko razliko porabite za zdravstveno zavarovanje ali druge stroške izvedbe aktivnosti.
Ali je mogoče, da se zdravstveno zavarovanje krije iz stroška, ki smo ga prijavili med izredne stroške, a ga potem nismo porabili? Srbski udeleženci so namreč za obdobje mladinske izmenjave v Sloveniji sklenili zdravstveno zavarovanje, zaradi česar so na njihovi strani nastali dodatni stroški. Zato bi te stroške želeli kriti iz postavke Izredni stroški, kjer imamo nekaj sredstev, ki jih nismo uspeli porabiti (50 eur na osebo). Ali to lahko storimo?
Stroškov zavarovanja za udeležence ne morete uveljavljati kot izredne stroške, lahko pa partnerjem oz. udeležencem strošek povrnete iz organizacijske podpore, ki je namenjena stroškom, ki so neposredno povezani z izvajanjem aktivnosti. Ali pa (delno) krijete stroške zavarovanja iz morebitnih presežkov za prispevke za potovanje.
V juniju organiziramo usposabljanje za mladinske delavce. Prijavila se je oseba, ki ima belorusko državljanstvo in vizo za bivanje v Nemčiji. Nima pa (še) urejenega prebivališča v Nemčiji. Ali lahko sprejmemo takšnega udeleženca? Žal prebivališča ne more pravočasno urediti. Postopki trajajo dolgo, mi pa s treningom začnemo že v kratkem.
Takšnega udeleženca lahko sprejmete, če ste pripravljeni v primeru zavrnitve vloge, da ne bo imel več urejenega nikakršnega dovoljena za bivanje v državi, kriti njegove stroške. V primeru, da bo vloga odobrena, je udeleženec upravičen, v končnem poročilu pri dotičnem udeležencu opišete razlog za neujemanje državljanstva z državo prebivanja. V primeru, da vloga za prebivališče ravno v času aktivnosti (ko bo v tujini) ne bo potrjena, udeleženec ni upravičen in za njegovo udeležbo ne morete prejeti sredstev.
Glede udeležencev z manj priložnostmi me zanima, če zadostuje obrazec, ki je dostopen na Movitovi spletni strani ali je potrebno tudi kakšno poročilo posameznih udeležencev, ki so bili udeleženci z manj priložnostmi oziroma njihovi podpisi?
Zadostuje, če izpolnite obrazec Poročilo o vključevanju mladih z manj priložnostmi, ki je dostopen na naši spletni strani in poleg le-tega končnemu poročilu priložite vsa ostala nujna dokazila, kot je opredeljeno v pogodbeni dokumentaciji, ki ste jo prejeli ob sprejemu projekta. Podatki o mladih z manj priložnostmi ter njihovih specifikah so zaupen podatek, zato drugih podatkov oz. list prisotnosti o tem nacionlana agencija ne zbira.
Kje lahko najdemo poročilo, ki ga morajo izpolniti mladinski vodje in udeleženci?
Poročilo morajo izpolniti:
Poročilo se po izvedeni aktivnosti samodejno generira v Modulu za upravičence pri tistih udeležencih, za katere ste v orodju odkljukali, da prevzemajo vlogo vodje (velja za mladinske izmenjave) oz. vseh udeležencih, razen fasilitatorjih (velja za mobilnosti mladinskih delavcev in aktivnosti udejstvovanja mladih).oz drugih udeležncih, kis o navedeni zgoraj.
Pomagate si lahko z navodili, ki so dostopna tukaj. Pod točko 3.2. lahko vidite tudi, kje v sistemu je viden zavihek Participant report. Predpogoj, da bo sistem poslal vodjem poročilo v izpolnjevanje, je, da je status vnosa udeleženca na zavihku Mobility Activities »Complete« in ne več »Draft«. V primeru, da udeleženci še niso izpolnili vprašalnika oz. niso prejeli elektroskega povabila za izpolnjevanje iz sistema, jim ga lahko iz sistema ponovno (ročno) posredujete.
Za našo organizacijo smo v ukrepu mobilnost mladinskih delavcev prijavili dva udeleženca, imeli pa smo še tri dodatne člane. Teh treh nismo vnesli v Modul za upravičence, ker nimo vedeli, ali lahko. Ali lahko tudi dodatne tri osebe vnesem v Modul?
V končnem poročilu poročajte o dejanskem realnem stanju števila udeležencev, facilitatorjev, spremljevalnih oseb, kot je bilo na aktivnosti, in razhajanja od prijavne vloge pojasnite v za to namenjenem razdelku v poročilu. Sredstva za morebitne dodatne osebe bodo upravičena le, če je bilo v kakšni drugi skupini manj udeležencev od načrtovanih oz. če se je na kakšni drugi prorčunski kategoriji zahtevek v primerjavi z odobrenimi sredstvi zmanjšal.
Udeleženka iz Latvije, predvidena za trenerko, je nastopala v obeh vlogah – tako kot trenerka kot tudi udeleženka. Jo obkljukam v Modulu za upravičence kot trenerko, obenem pa se še vedno šteje kot udeleženka?
Če je nastopala v vlogi kot facilitatorka/trenerka, jo tako tudi označite. Če je bila njena vloga zgolj sodelovanje v projektu, ni pa vodila usposabljanja, potem jo vpišete med udeležence. Ne morete pa jo vpisati pod obe vlogi. Izberite eno, tisto, ki je bolj prevladujoča.
Se na seznam udeležencev podpiše tudi ena facilitatorka, ki je bila odobrena za projekt?
Na seznamu udeležencev morajo biti podpisane vse osebe, ki jih boste poročali v Modulu za upravičence, torej tudi facilitatorji/trenerji/spremljevalne osebe in tudi politični odločevalci pri aktivnostih udejstvovanja mladih.
To je odvisno od pravil, ki veljajo v programskem letu, ko je bil dotični projekt sprejet v financiranje. Pravila za posamezno programsko leto so objavljena v Vodniku po Evropski solidarnostni enoti, vse možne kombinacije udeležbe v solidarnostnih projektih pa so predvidene vnjegovi Prilogi II – Večkratne udeležbe.
Za projekte, ki so bili sprejeti v financiranje v letu 2024 tako velja, da celotni trajanje aktivnosti mlade osebe v prostovoljskih projektih Evropske solidarnostne enote ne sme biti daljši od 12 mesecev, aktivnosti, ki jih izvaja, pa se ne smejo prekrivati. To pomeni, da lahko prostovoljec, ki dosega merila za upravičenost, sodeluje na
– večih kratkoročnih individualnih prostovoljskih aktivnostih,
– eni dolgoročni čezmejni individualni aktivnosti (če oseba spada v skupino mladih z manj priložnosti ali pa ob ustrezni utemeljitvi lahko tudi na večih) ,
– večih dolgoročnih individualnih prostovoljskih aktivnosti znotraj države,
– večih skupinskih prostovoljskih aktivnostih,
ki pa skupaj ne smejo presegati 12 mesecev. V to obdobje se štejejo tudi aktivnosti, ki jih je udeleženec izvedel znotraj prostovoljskih aktivnosti Erasmus+ in/ali v okviru Evropske prostovoljske službe.
Zaradi študijskih obveznosti in osebnih razlogov pa so nas tri članice obvestile, da pri izvedbi ne bodo sodelovale. Večina ekipe sicer ostaja. Ekipa se je letos nekajkrat že sestala, in krovni ekipi bi se (namesto prvotnih treh) pridružile druge tri (). Kako zadevo uredimo v orodju za poročanje?
Sporazum o nepovratnih sredstvih možnost sprememb primarnih članov skupine omogoča. O spremembi in razlogih je potrebno v času nastanka pisno obvestiti Nacionalno agencijo in ob tem navesti imena ter PRN številke predhodnih članov, kot tudi novih, pridruženih obstoječi skupini. V orodju za poročanje Modul za upravičence uredite spremembo – dodate vnose tudi novih članov projekta. Ob koncu projektnega obdobja prejmejo vsi člani, tako prvotni, kot obstoječi povabilo k izpolnjevanju evalvacijskega vprašalnika o sodelovanju v projektu, kar je obveznost pri oddaji končnega poročila. Dobro je, da so prvotni člani skupine, ki so predčasno zaključili sodelovanje v projektu (in ste jih nadomestili z novimi), o obveznosti seznanjeni. V primeru sprememb primarnih članov skupine nad 50% , je po Sporazumu o nepovratnih sredstvih potrebno skleniti Aneksa k sporazumu.
Zanima nas ali moramo na dogodkih, ki jih člani projekta izvajamo, zbirati podpise?
Podpisi udeležencev na dogodkih niso obvezni del izvajanja projekta, glede na to, da gre za posredne udeležence, ki niso izvajalcu projekta. Vam pa eno izmed tovrstnih praks priporočamo, in sicer da si vodite evidence, ki vam bodo v podporo pri učinkovitejšem merjenju učinkov izvedenih aktivnosti in projekta ter vsebinskem poročanju končnega poročila projekta.
Na našo mladinsko izmenjavo prihaja udeleženc iz Nemčije, sicer državljan Gruzije. V Nemčiji ima urejeno začasno bivanje. Ali je upravičen za sodelovanje na naši izmenjavi?
Udeleženec je upravičen, saj sodelovanje ni pogojeno z državljastnom države pošiljateljice, temveč z urejenim prebivanjem v državi pošiljateljici, ki je lahko tudi začasno. Neujemanje pa pojasnite v končnem poročilu.
Ali je h končnemu poročilu potrebno priložiti dokument, ki pojasnjuje, zakaj ima nek udeleženec drugo narodnost kot država pošiljateljica?
Da. Priložite lahko izjavo, ki pojasnjuje okoliščine. Udeležence mora imeti v državi, od koder ga pošilja organizacija, urejeno začasno prebivališče.
Tekom izvajanja projekta so se zgodile spremembe v datumu/kraju fizičnega dogodka, kam to zabeležimo?
Spremembe v izvajanju je potrebno še pred izvedbo javiti Nacionalni agenciji. Ob potrditvi spremembe vi poskrbite, da bo sprememba zabeležena v končnem poročilu, v razdelkih kjer opišete posamezni fizični dogodek. Tam poleg obrazložitve spremembe, navedete realne podatke o izvedbi.
Naša prostovoljka je zelo aktivna in skupaj s skupino mladih načrtuje mladinsko izmenjavo. Le-ta je načrtovana za poletje, ko bo aktivnost naše prostovoljke še trajala. Se je bo lahko udeležila?
Da, lahko se udeleži mladinske izmenjave. V Modulu za upravičene v njenem Sodelovanju za čas trajanja mladinske izmenjave vnesite dneve prekinitve. Za toliko dni, kot bo dni prekinitve, pa se lahko potem njena aktivnost v vaši organzaciji podaljša, če to ustreza vam in prostovoljki. Za čas, ko bo na mladinski izmenjavi, dnevi na enoto (organizacijska podpora, žepnina, podpora za vključevanje) namreč ne pripadajo.
Naš prostovoljec, ki bi pri nas moral ostati še 6 mesecev, je dobil službo, zato na lastno željo in v sporazumu z nami prekinja svoj projekt prostovoljstva. Sredstva nam še ostajajo, zato nas zanima, ali lahko poiščemo novega prostovoljca ali prostovoljko za preostale mesece?
Da, lahko. Pri tem pazite, saj boste za prihod nove mlade osebe sredstva porabili ne le za mesece bivanja, pač pa tudi za potne stroške in podporo za organizacijo. Preračunajte si torej, za koliko mesecev lahko gostite novo osebe ob upoštevanju tudi teh stroškov.
Gostimo udeleženca, za katerega se je izkazalo, da potrebuje okrepljeno mentorsko podporo, morda celo terapije. Ali je možno zaprostiti za dodatna sredstva?
Da, je možno. Ocenite, katere vrste okrepljene mentorske podpore potebuje (terapija, skupinska, psihoterapija, itd.) in kolikšen bo strošek. Ko nam boste posredovali to informacijo, bomo sklenili akneks k sporazumu. Pomembno je, da se ankes sklene najkasneje 1 mesec pred koncem zaključka projekta. Sredstva boste prejeli po končnai analizi končnega poročila vašega projekta.
Inštruktor, s katerim sodelujemo pri projektu nima možnosti izdaje računa. Zato bomo za plačilo z njim sklenili podjemno pogodbo. Zanima me, ali bo to upoštevano kot upravičen strošek pri projektu. Namesto računa bi na koncu priložili podjemno pogodbo in potrdilo o izplačilu.
Podjemna pogodba zadostuje. Dokazila hranite v projektni mapi, v končnem poročilu pa je potrebno opisat dela in naloge inštruktorja po dnevih, kot opredeljeno v časovnici za inštruktorja, katero ste prejeli kot eno izmed priponk na ravni obvestila ob sprejemu. Tudi dokazila računov ostalih stroškov organizacija oz. člani skupine hranijo urejene v projektni mapi– jih ni potrebno prilagat končnemu poročilu. Na vpogled jih omogočite Nacionalni agenciji v primeru dodatnih pregledov, opredeljenih v Sporazumu o nepovratnih sredstvih.
Ali je v primeru višje sile potrebno priložiti dokazilo?
Da. Če boste zaprošali za povračilo sredstev je potrebno priložiti dokazila in jih potem tudi hraniti v vaši projektni dokumentaciji. Posredujte in potem tudi hranite račun o nastanku stroška. Če gre npr. za letalske karte tudi dokazilo, da stroškov ni bilo mogoče pridobiti od letalske družbe, ali, v primeru bolezni, zdravniško potrdilo. Vedno morate ob nastanku višje sile obvestite Nacionalno agencijo.
Upravičenost sodelujočih organizacij za akreditirane projekte (KA151)
Pri aktivnostih v akreditiranih projektih veljajo enaka merila upravičenosti kot za standardne projekte mladinskih izmenjav in mobilnosti mladinskih delavcev.
Končni znesek porabe je višji od dodeljenih. Kako ravnati v tem primeru? Ali poročamo dejansko stanje ali o preseženih ne poročamo?
Poročajte, kakor je bilo dejansko izvedeno. Če ste izvedli več dogodkov od načrtovanih, jih ne vnašajte v Modul za upravičence, ampak le opišite v končnem poročilu. Če bo kljub temu kazalo presežek, bo Nacionalna agencija sredstva znižala do višine dodeljenih sredstev.
Presegli smo število fizičnih dogodkov. Načrtovali smo jih 7, izvedli pa 10. Kako naj to poročamo v Modulu za upravičence?
V Modul za upravičence vnesite le dogodke, ki so bili načrtovani. Vse ostale dogodke pa dodatno opišite v končnem poročilu.