Organizacije, ki so vključene v projekte prostovoljstva, sprejete pri drugih nacionalnih agencijah oz. na centralizirani ravni (EACEA) pozivamo, da nam posredujejo podatke o prostovoljcih v teh projektih, takoj ko je to mogoče. Te podatke nujno potrebujemo za načrtovanje in izvajanje usposabljanj, najpogosteje usposabljanja pred odhodom.
Obrazec za poročanje najdete na naslednji povezavi.
Izvedba usposabljanja pred odhodom za udeležence mednarodnega prostovoljstva je odgovornost podporne organizacije, njegov namen pa je pripraviti udeležence na kvalitetno in varno izvajanje projekta v tujini.
V Sloveniji usposabljanje pred odhodom organizira tudi nacionalna agencija, usposabljanje pa je bolj splošno naravnano (medkulturno učenje in kulturni šok, pravila programa, mreženje udeležencev ipd.). Na usposabljanje so povabljeni vsi (bodoči) udeleženci, katerih podatke pravočasno prejmemo. Usposabljanje pred odhodom, ki ga organizira nacionalna agencija, NI razlog, da podporna organizacija ne izvede internega in projektu ter državi prilagojenega usposabljanja pred odhodom. Organizacijam je lahko v pomoč General online training.
Če prostovoljska aktivnost traja več kot dva meseca, se udeležence vključi v usposabljanje ob prihodu. Usposabljanje običajno traja 5 dni, organizirano pa je praviloma do 2 meseca po prihodu v gostiteljsko organizacijo.
Med tem usposabljanjem udeleženci spoznajo državo gostiteljico in kulturne specifike okolja, v katerem bodo bivali, se spoznajo med seboj in se seznanijo z orodji za spremljanje učnega procesa ter s pravicami in dolžnostmi vseh deležnikov v projektu, dotaknemo pa se tudi medkulturnega učenja in projektnega upravljanja. Usposabljanje ob prihodu je prav tako namenjeno razmisleku in raziskovanju vpliva prostovoljcev in prostovoljstva na solidarnost v lokalnem okolju in širše. Vsa usposabljanja se izvajajo v skladu z načeli neformalnega učenja.
Vmesno vrednotenje se izvaja za udeležence, katerih aktivnost traja 6 mesecev ali več, kot na usposabljanju ob prihodu je tudi udeležba na vmesnem vrednotenju za udeležence projektov prostovoljstva obvezna. Prostovoljci so na vmesno vrednotenje vključeni približno na polovici svoje aktivnosti, usposabljanje pa običajno traja 4 dni.
Na vmesnem vrednotenju prostovoljci ovrednotijo, kako je projekt potekal do sedaj ter dobijo podporo pri nadaljnjem razvoju svojih aktivnosti v projektu in po njem. Udeleženci se (ponovno) povežejo med seboj in tako gradijo neformalno podporno mrežo. Dotaknemo se tudi pridobivanja kompetenc, njihovega beleženja in uporabnosti za življenje po projektu. Veliko prostora je namenjenega potrebam, vprašanjem in predlogom udeležencev, ki jih poskusimo nasloviti in nanje odgovoriti. Enkrat letno (poleti) običajno poteka vmesno vrednotenje v pohodnem formatu.
Slovenski prostovoljci, ki so v preteklih 12 mesecih zaključili projekt prostovoljstva, so povabljeni, da se udeležijo dogodka, ki ga enkrat letno organizira Nacionalna agencija. Namen dogodka je vrednotenje pretekle izkušnje, srečanje nekdanjih prostovoljcev ter promocija prostovoljstva in programa Evropska solidarnostna enota. S tem srečanjem udeleženci običajno tudi simbolno zaključijo svojo izkušnjo prostovoljske aktivnosti.
Nacionalna agencija redno organizira tudi usposabljanja, ki so namenjena krepitvi kapacitet organizacij z znakom kakovosti. Vsako leto praviloma potekajo trije tipi usposabljanj za organizacije:
Več o ciklu usposabljanj in vrednotenj si lahko preberete v Vodniku po programu Evropska solidarnostna enota, v poglavju »Krog usposabljanj in vrednotenj«.