Podporna organizacija je v sodelovanju z gostiteljsko (ali obratno, odvisno od njunega dogovora) dolžna poskrbeti za kakovostno pripravo prostovoljcev na mobilnost.
Podporna organizacija je v sodelovanju z gostiteljsko (ali obratno, odvisno od njunega dogovora) dolžna poskrbeti za kakovostno pripravo prostovoljcev na mobilnost.
Evropska komisija je pripravila pozdravno pismo in t. i. informativni paket za vse udeležence programa Evropska solidarnostna enota. Organizacije so dolžne te informacije predati udeležencem pred njihovim odhodom na aktivnost.
Informativni paket udeležencem pomaga pri pripravi na izkušnjo sodelovanja v programu Evropska solidarnostna enota. Spoznali bodo, kaj lahko pričakujejo od organizacije, ki je vključena v njihovo aktivnost, in kaj se pričakuje od njih. Namen informativnega paketa je dopolniti pripravljalne aktivnosti pred odhodom na aktivnost, zato priporočamo organizacijam, da z njim seznanijo udeležence, slednjim pa, da se z njim dobro seznanijo.
V praksi dokument prostovoljcem preda njihova podporna organizacija pred odhodom na aktivnost, praviloma v sklopu priprav na njihovo mobilnost. V njem prostovoljci najdejo pismo dobrodošlice, informacije o tem, kaj lahko pričakujejo od prostovoljske aktivnosti, informacije o potrdilu Youthpass in navodila glede zavarovanja.
Vsakega mednarodnega prostovoljca je potrebno po prihodu prijaviti na upravno enoto kraja, v katerem bo imel začasno bivališče. Upravna enota izdaja dovoljenja za začasno prebivanje tujcev v Republiki Sloveniji oziroma potrdila o prijavi začasnega prebivališča za državljane tretjih držav in državljane EU, več o tem si lahko preberete na povezavi. Glede nujnih dokumentov, ki jih potrebujete za prijavo, se, prosimo, obrnite neposredno na pristojno upravno enoto. Če bi vaša pristojna upravna enota zahtevala dodatno potrdilo o višini sredstev za preživljanje prostovoljca, se, prosimo, obrnite na info@movit.si.
Pred prihodom na aktivnost mora vsak prostovoljec z organizacijo gostiteljico podpisati Sporazum o prostovoljstvu (Volunteering Agreement), priporočamo pa tudi vključitev pošiljajoče organizacije in njen so-podpis sporazuma. Priporočeno je, da je Sporazum o prostovoljstvu v jeziku, ki ga razumejo vse vključene strani, kar je najpogosteje angleščina, zato spodaj objavljamo dokumente v slovenskem in angleškem jeziku.
V tem sporazumu morajo biti opredeljeni vsaj naslednji elementi:
Pri pripravi sporazuma naj upravičenci gostiteljske ali podporne organizacije upoštevajo tudi smernice nacionalne agencije glede zagotavljanja minimalnih standardov za prostovoljce v projektih prostovoljstva.
Spodnji predlog sporazuma, zasnovan s strani Evropske komisije, je torej minimum, kar mora biti zapisano, zato ste organizacije spodbujene, da ta sporazum razširite z dodatnimi določili, ki so relevantni za vaš projekt.
Sporazum je Priloga IV (4) k Sporazumu o dodelitvi nepovratnih sredstev, ki je podpisan med nacionalno agencijo in upravičencem. Zato Sporazum med upravičencem in prostovoljci predstavlja obvezujoč dokument, ki ga mora upravičenec (gostiteljska ali podporna organizacija) predložiti pristojni nacionalni agenciji skupaj s podpisanim Sporazumom o dodelitvi nepovratnih sredstev ali najkasneje dva tedna pred začetkom posamezne aktivnosti, na katero se nanaša.
Veljavne sporazume o prostovoljstvu za posamezno leto najdete na podstrani Vzorci sporazumov.
Eden od ključnih vidikov aktivnosti, ki se izvajajo v okviru Evropske solidarnostne enote, je, da mora biti udeleženec ves čas v varnem okolju. Za zagotovitev, da je udeleženec zavarovan za nepredvidene okoliščine, morajo biti zajeta naslednja področja:
Način urejanja zavarovanja se razlikuje glede na to, ali gre za čezmejno aktivnost ali za aktivnost znotraj države ali za slovenske prostovoljce na aktivnosti v tujini, in sicer:
Vsak udeleženec čezmejne prostovoljske aktivnosti mora biti vključen v sistem zavarovanja Evropske solidarnostne enote in/ali v nacionalni zdravstveni sistem države gostiteljice. Zavarovanje dopolnjuje kritje obvezne evropske kartice zdravstvenega zavarovanja (EHIC) in/ali nacionalnih sistemov socialne varnosti. Strošek zavarovanja ni del proračuna posameznega projekta in ga krije Evropska komisija neposredno pri zavarovalnici.
Za zavarovanje v povezani z zdravjem je odgovorna zavarovalnica Henner, za preostale situacije (povzročitev škode, izguba ali kraja osebnih dokumentov ipd.) je odgovorna zavarovalnica Axa Assistance.
Udeleženci čezmejnih aktivnosti morajo imeti pred prihodom v državo gostiteljico evropsko kartico zdravstvenega zavarovanja (EHIC). Ta kartica omogoča dostop do nujno potrebnega javnega zdravstvenega varstva med začasnim bivanjem v kateri koli od držav članic EU ter na Islandiji, v Lihtenštajnu in na Norveškem pod enakimi pogoji in za enake stroške (v nekaterih državah brezplačno), kot veljajo za zavarovance v teh zadevnih državah. Pridobitev kartice je za zavarovane osebe brezplačna.
Evropska solidarnostna enota zlasti zagotavlja zavarovalno kritje v naslednjih primerih:
Tudi udeleženci prostovoljskih aktivnosti, ki potekajo v državi, v kateri je bil prijavljen projekt prostovoljstva, morajo imeti v času aktivnosti sklenjeno zavarovanje, program Evropska solidarnostna enota pa ga zagotavlja na način povračila stroškov, nastalih za zavarovanje, ki so del proračuna posameznega projekta na proračunski postavki izredni stroški.
Če udeleženec potrebuje zasebno osebno zavarovanje zaradi nacionalne zakonodaje, morajo sodelujoče organizacije udeležencu zagotoviti osebno zavarovanje, ki mora zagotavljati enako kritje kot za čezmejne aktivnosti, zlasti kritje, ki ni povezano z aktivnostjo za njeno celotno trajanje. Če je to zasebno zavarovanje potrebno, lahko organizacija uporabi izredne stroške za njegovo financiranje.
Za aktivnosti znotraj države Evropska komisija ne opredeljuje edinstvene oblike zavarovanja odgovornosti do tretjih oseb in ne priporoča specifičnih zavarovalnic. Iskanje najustreznejše zavarovalne police je prepuščeno organizatorjem projekta glede na vrsto projekta, ki se izvaja, in oblike zavarovanj, ki so na voljo na nacionalni ravni. Za določen projekt ni treba pridobiti zavarovanja, če so udeleženci že zavarovani z obstoječo zavarovalno polico organizatorjev projekta.
Osnovno in dopolnilno zdravstveno zavarovanje v Republiki Sloveniji je obvezno za vsakega rezidenta Republike Slovenije, torej ga morajo udeleženci plačevati tudi, ko so na mobilnosti v tujini, saj ga ni mogoče za ta čas zamrzniti.
Mlada brezposelna oseba nad 26 let, ki izgubi status študenta, si mora mesečno tako kriti osnovno in dodatno zavarovanje v višini 76 EUR.
V primeru, da je mlada oseba upravičena do denarne socialne pomoči ali pa izpolnjuje pogoje zanjo, lahko zavarovanje krije Center za socialno delo (CSD), presoja se na ravni družinske situacije in njenih dohodkov. Oseba odda vlogo za uveljavljanje pravic iz javnih sredstev, s katero uveljavi pravico do plačila prispevka za obvezno zdravstveno zavarovanje. O pravici center za socialno delo odloči z odločbo, pravico pa prizna največ za obdobje, za katero se lahko prizna denarna socialna pomoč. Z isto vlogo lahko oseba pri centru za socialno delo uveljavlja tudi pravico do kritja razlike do polne vrednosti zdravstvenih storitev. Na podlagi priznane pravice ima oseba pravico, da razliko do polne vrednosti zdravstvenih storitev krije proračun Republike Slovenije, in ji za ta čas dopolnilno zdravstveno zavarovanje miruje (ne plačuje prispevkov zanj). Več o tem na povezavi.
Mladi osebi lahko zavarovanje krije tudi Zavod Republike Slovenije za zaposlovanje (ZRSZ), če je le-ta bila pred nastopom brezposelnosti zaposlena in je upravičena do nadomestila za izgubo dohodka. V tem primeru lahko Zavod za zaposlovanje krije zavarovanje za čas prejemanja nadomestila za izgubo dohodka.
POMEMBNO: Slovenski prostovoljci, ki odhajajo na mobilnost v tujino, ne morejo uveljavljati zavarovanja Henner kot primarnega zavarovanja, saj bi bilo to mogoče le, če bi prostovoljci dobili potrdilo, da niso zavarovani v Sloveniji, kar pa ni mogoče, saj so obvezani do plačila osnovnega in dodatnega zavarovanja v Sloveniji z zakonom, zavarovalnica Henner pa v nacionalne sheme ne more posegati. Zato naj podporne organizacije gostiteljskim pojasnijo, da prostovoljcem v tem primeru pripadajo izredni stroški za kritje zavarovanja v Sloveniji, Henner pa v tem primeru pokrije zavarovanje za tujino in deluje kot dopolnilno zavarovanje.
Organizacija prijaviteljica (v sodelovanju z organizacijami gostiteljicami v primeru prostovoljskih aktivnosti) je odgovorna za vključitev udeležencev v zavarovanje. V projektih programa 2021-2027 je predpogoj za sklenitev zavarovanja za udeležence sprejeta ponudba za aktivnost s strani prostovoljca.
Organizacija je dolžna prostovoljca vpisati v modul za upravičence, zavihek Sodelovanja/Participations vsaj štiri tedne pred pričetkom njegove aktivnosti, saj se podatki iz modula za upravičence do zavarovalnice prenašajo obdobno. Na podlagi vpisa v modul za upravičence (zavihek Sodelovanja/Participations) dobita prostovoljec in organizacija v roku 14 dni povratno sporočilo s strani zavarovalnice. Če elektronske potrditve ni, priporočamo, da se organizacija obrne neposredno na zavarovalnico.
Vključitev v zavarovanje mora biti izvedena pred odhodom udeležencev in mora kriti celotno obdobje trajanja aktivnosti. Zavarovalno kritje pa udeležencu velja še dva meseca po koncu aktivnosti, zato se je potrebno v primeru predčasne prekinitve aktivnosti ali morebitnega podaljšanja obrniti neposredno na zavarovalnico, da prilagodijo zavarovalno obdobje. Poleg tega je organizacija odgovorna za obveščanje zavarovalnice o morebitnih relevantnih spremembah v povezavi z registracijo udeležencev, zlasti kadar udeleženec zaključi svojo aktivnost pred predhodno evidentiranim datumom zaključka.
POMEMBNO: Za nemoteno zagotavljanje zavarovanja za vse udeležence je nujno, da upravičenci postopate v skladu z naslednjimi navodili:
Ob upoštevanju vseh zgoraj navedenih korakov bo vpis upravičenih udeležencev v zavarovalno shemo izveden samodejno. Vsak prostovoljec bo v nekaj dneh po prijavi prejel elektronsko sporočilo s strani zavarovalnice, hkrati pa boste o tem obveščene tudi organizacije.
Zakaj je potrebno, da sodelovanje udeležencev vnesete v sistem BM vsaj dva tedna pred pričetkom mobilnosti?
1) Da bo pravočasno vzpostavljeno zavarovanje za udeležence, kot je opisano zgoraj.
2) Da bodo lahko vsi udeleženci prejeli Evropsko mladinsko kartico.
Udeleženci dobijo potrditveno e-pošto s strani Hennerja, v katerem prejmejo podatke za svoj HennerPass (digitalna kartica zavarovanja). POZOR: Za projekte, daljše od šestih mesecev, je datum veljavnosti na HennerPassu avtomatsko določen na šest mesecev, ki pa se potem po preteku tega obdobja samodejno posodobi na dejansko trajanje aktivnosti prostovoljca.
Če udeleženci potrebujejo potrdilo o zavarovanju izključno za namen pridobivanja vize, se morajo organizacije ali prostovoljci obrniti direktno na Henner preko elektronske pošte. Če je zadevo nujno urediti v roku 24-48 ur, naj se prostovoljcev ali organizacija obrnejo na Henner preko telefona in še isti dan dobijo potrdilo.
POMEMBNO: Obseg zavarovalnega kritja zavarovalnice Henner je podrobneje opredeljen v dokumentu, ki ga dobijo prostovoljci oz. lahko do njega dostopajo v svojem profilu na spletni strani zavarovalnice, v polnosti pa za prostovoljce velja le v njihovi pošiljajoči in gostiteljski državi. V drugih državah pa velja samo v primerih zagotavljanja nujne medicinske pomoči (če torej prostovoljec v okviru svojega prostega časa na projektu potuje v druge države, mu zavarovanje velja samo za nujne primere).
Zavarovalno kritje ima svoje izjeme in zgornje meje ter je namenjeno obvladovanju nujno potrebne oskrbe, ki je ni mogoče odložiti do konca obdobja aktivnosti in vrnitve udeleženca domov. Udeleženci in organizacije morajo upoštevati, da je to zasebna zavarovalna shema. Zato se močno priporoča, da se stik z zavarovalnico vzpostavi pred nastankom stroškov zdravljenja, saj bo le zavarovalnica udeležencu lahko zagotovila informacije o tem, ali bo terjatev poplačana in kako. V primeru visokih stroškov zdravljenja ali hospitalizacije, povezanih z zagotavljanjem nujne medicinske pomoči, naj organizacije ali prostovoljci v najkrajšem možnem času kontaktirajo neposredno Henner, ki lahko v upravičenih primerih direktno pokrije nastale stroške, ne da bi s tem finančno obremenil prostovoljce. Na povezavi v slovenščini in povezavi v angleščini je na voljo tudi seznam nujnih dokumentov, ki jih je potrebno v takšnih primerih predložiti Hennerju.
V primeru predčasnih prekinitev aktivnosti se bo dolžina trajanja zavarovanja Henner samodejno sinhronizirala s spremembo datuma na zavihku Sodelovanja v Modulu za upravičence. Zato je pomembo, da upravičenci spremembe redno vnašajo v modul.
Svetovalci na Hennerju so na voljo po telefonu vsak dan od 8.00 do 18.00. Podporo prostovoljcem zagotavljajo v angleščini, nemščini, italijanščini, španščini, francoščini in arabščini.
Telefonska storitev za nujne hospitalizacije je na voljo na isti številki 24/7, vse dni v letu.
Svetovanje preko elektronske pošte je urejeno neposredno za prostovoljce ali za njihove organizacije:
Zavarovalnica Henner:
E-pošta za prostovoljce: clientservice-ESC@henner.com
E-pošta za organizacije: adminservice-esc@henner.com
Telefon: +34 9 17 89 57 22 (vsak dan od 8.00 do 18.00, srednjeevropski čas)
Zavarovalnica Axa Assistance:
Za nezdravstvene primer se obrnite na AXA Assistance s številko pogodbe 0804489 ter Henner ID številko prostovoljca:
E-pošta: gestion.assurances@axa-assistance.com
Telefon: +33 1 49 65 25 61 (pon., tor., sre., pet. od 9.30 do 12.00, srednjeevropski čas)
Vsi udeleženci čezmejne prostovoljske aktivnosti v programu Evropska solidarnostna enota (bodisi individualne bodisi skupinske) so upravičeni tudi do Evropske mladinske kartice. Kartica je na voljo brezplačno in imetnikom omogoča, da izkoristijo popuste pri nakupu določenega blaga ali storitev. Do uporabe kartice so preko elektronske pošte samodejno obveščeni vsi upravičeni udeleženci v projektih ESC51. Predpogoj za prejem sporočila pa je vpis v BM, saj se podatki nato prenesejo samodejno. Ob vpisu vsak prostovoljec prejme osebni žeton, ki mu omogoča uporabo kartice v aplikaciji na mobilnem telefonu. Kartica je na voljo le v digitalni obliki.
Za projekte, ki bodo vključevali brezposelne mlade, ki imajo v času prijave projekta v program obvezno zdravstveno zavarovanje urejeno kot občani, z odhodom na aktivnost pa si ga morajo zaradi neizpolnjevanja pogojev kriti sami, predlagamo, da podporne organizacije/prijaviteljice zaprosijo za povrnitev tovrstnih stroškov že na ravni prijave projekta v program, in sicer pod postavko izredni stroški.
Najkasneje z dopolnjenim 26. letom postane vsak občan, neodvisno od statusa, zavezanec za plačilo obveznega zdravstvenega zavarovanja. Izjema so le brezposelni, ki jim v nekaterih primerih obvezno zdravstveno zavarovanje krijejo občine njihovega stalnega prebivališča. Prostovoljci z odhodom v tujino to pravico izgubijo, kar pomeni, da so za obdobje trajanja aktivnosti zakonsko zavezani k plačevanju mesečnih premij obveznega zdravstvenega zavarovanja, četudi se njihov socialni položaj z vključenostjo v prostovoljsko aktivnost ni spremenil.
Na nacionalni agenciji že leta stremimo h kar največjemu vključevanju mladih z manj priložnostmi v projekte programa, hkrati pa se zavedamo, da je plačilo premij obveznega zdravstvenega zavarovanja za mnoge dolgotrajno brezposelne mlade udeležence veliko breme. Zato si prizadevamo, da bi za slovenske udeležence, ki jim je pred pričetkom aktivnosti dotično zavarovanje plačevala matična občina, v obdobju njihovih aktivnosti pri pristojnih inštitucijah dosegli zamrznitev obveznosti plačevanja premij obveznega zavarovanja.
Ker do sistemskih rešitev za zdaj še nismo prišli, še vedno velja, da mora imeti vsak slovenski udeleženec v času trajanja aktivnosti poleg zavarovanja Cigna/Henner tudi veljavno evropsko kartico zdravstvenega zavarovanja za tujino. Kot navedeno zgoraj, v primeru brezposelnih udeležencev predlagamo, da se za povrnitev tovrstnih stroškov v upravičenih primerih zaprosi že na ravni prijave projekta v program, in sicer na postavki izredni stroški. Druga možnost je, da v času sklepanja zavarovanja stopijo v kontakt z zavarovalnico Cigna/Henner, ki v specifičnih primerih in na podlagi konkretne situacije lahko prevzame tudi vlogo primarne zavarovalnice in krije tudi stroške, ki jih sicer krije osnovno zdravstveno zavarovanje.
Poudarjamo, da tovrstno pravilo velja izključno za projekte oziroma aktivnosti, ki bodo vključevali brezposelne mlade, ki so v času prijave projekta v program obvezno zdravstveno zavarovani kot občani (in jim torej zavarovanje krije njihova matična občina).
Urejanje statusa udeležencev na Zavodu RS za zaposlovanje (ZRSZ) in Centru za socialno delo (CSD)
Na nacionalni agenciji smo prejeli veliko vprašanj v zvezi z urejanjem statusa prostovoljcev na območnih službah Zavoda RS za zaposlovanje in na Centrih za socialno delo, zato vam sporočamo: Glede urejanja statusa udeležencev na Zavodu RS za zaposlovanje (ZRSZ) velja 44. člen Pravilnika o prijavi in odjavi iz evidenc, zaposlitvenem načrtu, pravicah in obveznostih pri iskanju zaposlitve ter nadzoru nad osebami, prijavljenimi v evidencah, skladno s katerim je udeležba v projektih EU navedena kot upravičen razlog za oprostitev aktivnega iskanja zaposlitve. Natančneje (kopirano iz Pravilnika):
“Osebni svetovalec in brezposelna oseba ali iskalec zaposlitve, katerega zaposlitev je ogrožena, se lahko pred nastankom enega od razlogov za oprostitev obveznosti aktivnega iskanja zaposlitve v zaposlitvenem načrtu dogovorita, da je oseba oproščena aktivnega iskanja zaposlitve:
Nujno potrebno je, da se brezposelne osebe, preden se vključijo v projekte prostovoljstva, s svojimi svetovalci na ZRSZ dogovorijo, da se jim na podlagi omenjenega pravilnika za čas udeležbe v projektu zamrzne status iskalca zaposlitve, ter dogovor s svetovalcem tudi podpišejo.
Glede urejanja statusa udeležencev na Centrih za socialno delo (CSD) pa udeležencem, ki prejemajo socialno podporo, predlagamo, naj se glede ohranitve socialne pomoči in pridobitve morebitnega dodatka na aktivnost v času aktivne vključenosti v projekt, za več informacij obrnejo na pristojno službo CSD.