Za vas smo pripravili seznam najpogostejših vprašanj, ki ga sproti posodabljamo. Razdeljena so po področjih. Veseli bomo povratne informacije in predlogov za nova vprašanja!
Za vas smo pripravili seznam najpogostejših vprašanj, ki ga sproti posodabljamo. Razdeljena so po področjih. Veseli bomo povratne informacije in predlogov za nova vprašanja!
Kaj narediti v primeru, če mladi ne želijo dajati datuma rojstva za vnos v Modul za upravičence?
Mladi vse bolj kritično pristopajo do teme varovanja osebnih podatkov, kar vidimo kot nekaj pozitivnega. Pomembna je jasna in transparentna komunikacija, na kakšen način bodo njihovi podatki uporabljeni. V ta namen je na voljo Izjava o zasebnosti/Privacy statement, na katero se lahko referirate pri komunikaciji uporabe podatkov.
Ali je potrebno h končnemu poročilu priložiti Youthpass vsakega udeleženca?
Ne, potrdil Youthpass ni potrebno prilagati. V končnem poročilu opišite, koliko ste jih izdali, ter kakšno podporo učenju v projektu ste nudili. Nacionalna agencija ima vpogled v število izdanih potrdil Youthpass za vsak projekt in ta podatek redno preverja.
Ali bi lahko v primeru, da ne porabimo vseh stroškov za potne stroške udeležencev, ostanke do maksimalne cene na posameznika uporabimo za druge stroške aktivnosti?
Da. Za vsakega udeleženca vam pripada prispevek na enoto glede na potovalno razdaljo. Če so vaši dejanski stroški nižji od tega, lahko razliko primarno porabite za kritje potnih stroškov poti za prostovoljce, ki so znesek odobrenih potnih stroškov presegli. Šele nato pa tudi za druge stroške izvedbe aktivnosti.
Ali nam morajo udeleženci po tem, ko se vrnejo domov in imajo še račune od poti nazaj, originalne račune poslati po pošti? Ali zadostuje skenirana kopija?
Za primere dodatnih pregledov ali revizije s strani Nacionalne agencije zadostuje čitljiv optično prebran dokument.
Ali se lahko udeleženci po koncu aktivnosti (npr. projekti prostovoljstva) vračajo v drugo državo, ki ni njihova matična?
Da, lahko. Ne glede na to, kam se vrača, mu pripada pas razdalje za relacijo njegovega prihoda na aktivnost, torej od kraja njegovega izvora do kraja aktivnosti.
Trenutno gostimo prostovoljca, ki domov odhaja sredi septembra. Za domov bi rad uporabil 4-dnevno vozovnico Interrail. To je trenutno tudi najcenejša možnost vrnitve domov. Zanima me, če je ta vozovnica upravičen strošek?
Udeleženec lahko potuje z Interrail vozovnico, pomembno je le, da potovanje nastane v projektnem obdobju.
Se začetek in konec aktivnosti štejeta kot dan prihoda in odhoda?
Dan aktivnosti je tisti dan, na katerega poteka program, tudi če je to samo del dneva. Dan potovanja je dan, ki je izključno namenjen samo potovanju. Npr. če se vaša aktivnost začne popoldne, je ta dan prvi dan aktivnosti, četudi bodo udeleženci ta dan tudi potovali.
Imamo vprašanje glede finančne podpore, ki jo posamezniki prejmejo tudi za dni potovanja. Če prav razumem pravila, lahko potem tiste dni, ko potujejo zeleno, individulano podporo porabijo za hrano in bivanje na poti. So tu kakšne restrikcije?
Prispevek na enoto na udeleženca je namenjena tudi za potovalne dni. Da, sredstva se lahko porabijo za hrano in bivanje na poti. Pomembno je, da so stroški, nastali v projektu, smotrni, utemeljeni in v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja, zlasti glede gospodarnosti in učinkovitosti.
Žepnina pripada prostovoljcu tudi za dneve potovanja: Žepnina je namenjena prostovoljcu in mu pripada ne samo za dneve izvajanja prostovoljske aktivnosti, temveč tudi za upravičene dneve potovanja. Upoštevata se tako za en dan potovanja pred začetkom aktivnosti in za en dan po njenem zaključku. Pri zelenem potovanju je mogoče priznati še do štiri dodatne potovalne dni.
Organizacijska podpora vključuje tudi stroške bivanja in prehrane na poti: Organizacijska podpora je namenjena tudi stroškom, povezanih z bivanjem udeležencev, kot so nastanitev, prehrana in lokalni prevoz. To v praksi pomeni, da mora biti prostovoljcu v času upravičenega potovanja zagotovljena ustrezna podpora. Te stroške organizacije krijejo iz sredstev organizacijske podpore, za katera so pri projektu tudi prejele financiranje.
Zeleno potovanje pomeni, da mora prostovoljec zaradi oddaljenosti destinacije, slabših prometnih povezav, prestopanj ali uporabe trajnostnih načinov prevoza potovati več dni, zato mu v tem času pripadata tako žepnina kot tudi ustrezna podpora za kritje stroškov prehrane in nastanitve na poti.
Organizacije naj pri načrtovanju mobilnosti in poročanju sredstev dosledno upoštevajo navedena pravila ter zagotovijo, da prostovoljci med upravičenimi dnevi potovanja niso prikrajšani za podporo, do katere so v skladu s programom upravičeni. Kadar so dodatni potovalni dnevi odobreni skladno s pravili programa, morajo biti prostovoljcem zagotovljeni ustrezni pogoji za varno potovanje, vključno z možnostjo prehrane in po potrebi nastanitve, ter seveda žepnina.
Kako to dokazujemo?
Dokazujete lahko z izjavo udeleženca, ki jo hranite v dokumentaciji projekta.
Ko udeleženec zapusti aktivnost in njegova naslednja destinacija ni izvorna destinacija? Kaj storiti v tem primeru? Kateri stroški pripadajo udeležencu?
Kam udeleženec odpotuje po aktivnosti, ni pomembno. Za izračun stroškov se gleda le kraj izvora. Pripadajo mu stroški za pas razdalje, ki mu pripada gleda na kalkulator razdalje.
Pri izračunu razdalje za opravljeno pot udeleženca/-ke upoštevate:
V primeru, da se kraj odhoda udeleženca/-ke razlikuje od sedeža organizacije pošiljateljice, razlog za to obrazložite v okencu s pojasnili glede lokacij, ki se razlikujejo od lokacij organizacije pošiljateljice/gostiteljice (okence najdete v Modulu za upravičence znotraj posamezne aktivnosti mobilnosti v razdelku z informacijami o poti udeleženca/-ke).
Kakšen delež potovanja mora biti opravljen na zelen način, da se priznajo dodatna sredstva za zeleno potovanje?
Kadar je več kot 50% celotne razdalje potovanja opravljene na zelen način. Enosmerna pot ni dovolj.
Kateri načini potovanja veljajo za zeleno potovanje?
Vlak, avtobus, kombi, avtomobil v souporabi. Seveda tudi kolo, štopanje, hoja, električno kolo/skiro, idr.
Ali Goopti šteje za zeleno potovanje?
Ja, gre za souporabo avtomobila. Pazite pa, da bo zeleno potovanje obsegalo več kot 50% poti.
Ali štejejo Prevozi.org?
Ja, gre za souporabo avtomobila. Pazite pa, da bo zeleno potovanje obsegalo več kot 50% poti.
Ali uporaba električnega avtomobila velja kot zeleno potovanje?
Ne, razen v primeru, da je uporabljen na način souporabe in se z njim peljeta vsaj dva udeleženca/-ki.
Kako se v primeru souporabe avtomobila delijo stroški?
Kot pri običajnem potovanju je do povračila za pot upravičen vsak izmed udeležencev/-k.
V katerih primerih potrebujemo častno izjavo za zeleno potovanje?
Častno izjavo potrebujete, ko je bilo opravljeno zeleno potovanje in za to zaprošate za dodatna sredstva. Preverite pa pri tem najprej sporazum oz. pogodbeno dokumentacijo za svoj projekt, saj se je zahteva po ureditvi častne izjave za zeleno pot spreminjala skozi programska leta.
Kdo podpiše zeleno častno izjavo?
Častna izjavo podpišeta udeleženec/-ka, ki prejme nepovratna sredstva za potne stroške, in zastopnik/-ca organizacije pošiljateljice.
Kdaj podpišemo častno izjavo?
Pred odhodom je potrebno oceniti število dni, končno število in častno izjavo pa se podpiše po končani mobilnosti, ko podpisujoči vedo, kakšno je bilo potovanje.
Upravičenost dni: koliko dodatnih dni individualne podpore pripada udeležencem, ki so opravili zeleno potovanje?
Največ štirje dodatni dnevi, vendar samo toliko, kolikor jih je bilo zares opravljenih.
Udeleženec/-ka je napovedal zeleno potovanje za 4 dni, realno pa je potoval samo 2, kaj v tem primeru naredimo?
Praviloma udeležencu/-ki pripadajo samo opravljeni dnevi zelenega potovanja, se pravi v tem primeru 2 dni zelenega potovanja. Na ravni zaključka projekta ni nujno, da se napovedano ob prijavi sklada z izvedenim v praksi, tako da v svojem končnem poročilu poročate o dejansko koriščenih dneh potovanja.
Kako dokažemo, da je bilo izvedeno potovanje zeleno? Ali potrebujemo račune?
V primeru uporabe trajnostnih prevoznih sredstev (zelenega potovanja) se kot dokazilo uporablja častna izjava, ki jo podpišeta oseba, ki prejme nepovratna sredstva za potne stroške, in zastopnik organizacije pošiljateljice. Organizacijam obenem predlagamo, da poleg častnih izjav hranite tudi dokazila in račune za zeleno potovanje udeleženca/-ke (v primeru uporabe javnih prevoznih sredstev oz. kjer je možno pridobiti dokazilo oz. račun). Ob dodatnem pregledu projekta je te namreč potrebno predložiti. Kot je določeno v sporazumu o nepovratnih sredstvih, pa je udeležence potrebno obvestiti, da so dolžni hraniti dokazila o potovanju (vozovnice) in jih na zahtevo predložiti upravičencu. Pri tem bodite pozorni, da so se zahtevana dokazila za dokazovanje opravljenega zelenega potovanja spreminjala skozi programska leta, tako da preverite, katera dokazila potrebujete v sporazumu oz. pogodbeni dokumentaciji za svoj projekt (Priloga III – Finančna in pogodbena pravila za projekte do leta 2022 ter Priloga 2 – Pravila za upravičene stroške za projekte od 2023 dalje).
Ali je udeleženec/-ka upravičen do zelenega potovanja, tudi če svoje potovanje podaljša izven časa trajanja aktivnosti?
Da, upravičenost do dodatka za zeleno potovanje ni vezana na datum zaključka aktivnosti, temveč na zaključek projektnega obdobja.
Eden izmed udeležencev bo na mladinsko izmenjavo v eno smer potoval z letalom. V drugo smer se bo vračal z zelenim načinom prevoza. Mu potem še vedno pripada znesek za zeleno potovanje ali zanj velja nižji znesek?
Potovanje se šteje za zeleno, če večina poti poteka z uporabo trajnostnih načinov prevoza. V primeru zelenih načinov prevoza (vlak, avtobus, avtomobil v souporabi) se uporabljajo prispevki na enoto za zeleno potovanje, sicer pa prispevki na enoto za standardno potovanje.
Kolikokrat in kako dolgo lahko sodelujem v projektih prostovoljstva programa ESE?
To je odvisno od pravil, ki veljajo v programskem letu, ko je bil dotični projekt sprejet v financiranje. Pravila za posamezno programsko leto so objavljena v Vodniku po Evropski solidarnostni enoti, vse možne kombinacije udeležbe v solidarnostnih projektih pa so predvidene vnjegovi Prilogi II – Večkratne udeležbe.
Za projekte, ki so bili sprejeti v financiranje v letu 2024 tako velja, da celotni trajanje aktivnosti mlade osebe v prostovoljskih projektih Evropske solidarnostne enote ne sme biti daljši od 12 mesecev, aktivnosti, ki jih izvaja, pa se ne smejo prekrivati. To pomeni, da lahko prostovoljec, ki dosega merila za upravičenost, sodeluje na
– večih kratkoročnih individualnih prostovoljskih aktivnostih,
– eni dolgoročni čezmejni individualni aktivnosti (če oseba spada v skupino mladih z manj priložnosti ali pa ob ustrezni utemeljitvi lahko tudi na večih) ,
– večih dolgoročnih individualnih prostovoljskih aktivnosti znotraj države,
– večih skupinskih prostovoljskih aktivnostih,
ki pa skupaj ne smejo presegati 12 mesecev. V to obdobje se štejejo tudi aktivnosti, ki jih je udeleženec izvedel znotraj prostovoljskih aktivnosti Erasmus+ in/ali v okviru Evropske prostovoljske službe.
Zaradi študijskih obveznosti in osebnih razlogov pa so nas tri članice obvestile, da pri izvedbi ne bodo sodelovale. Večina ekipe sicer ostaja. Ekipa se je letos nekajkrat že sestala, in krovni ekipi bi se (namesto prvotnih treh) pridružile druge tri. Kako zadevo uredimo v orodju za poročanje?
Sporazum o nepovratnih sredstvih možnost sprememb primarnih članov skupine omogoča. O spremembi in razlogih je potrebno v času nastanka pisno obvestiti Nacionalno agencijo in ob tem navesti imena ter PRN številke predhodnih članov, kot tudi novih, pridruženih obstoječi skupini. V orodju za poročanje Modul za upravičence uredite spremembo – dodate vnose tudi novih članov projekta. Ob koncu projektnega obdobja prejmejo vsi člani, tako prvotni, kot obstoječi povabilo k izpolnjevanju evalvacijskega vprašalnika o sodelovanju v projektu, kar je obveznost pri oddaji končnega poročila. Dobro je, da so prvotni člani skupine, ki so predčasno zaključili sodelovanje v projektu (in ste jih nadomestili z novimi), o obveznosti seznanjeni. V primeru sprememb primarnih članov skupine nad 50% , je po Sporazumu o nepovratnih sredstvih potrebno skleniti Aneksa k sporazumu.
Zanima nas ali moramo na dogodkih, ki jih člani projekta izvajamo, zbirati podpise?
Podpisi udeležencev na dogodkih niso obvezni del izvajanja projekta, glede na to, da gre za posredne udeležence, ki niso izvajalcu projekta. Vam pa eno izmed tovrstnih praks priporočamo, in sicer da si vodite evidence, ki vam bodo v podporo pri učinkovitejšem merjenju učinkov izvedenih aktivnosti in projekta ter vsebinskem poročanju končnega poročila projekta.
Ali je h končnemu poročilu potrebno priložiti dokument, ki pojasnjuje, zakaj ima nek udeleženec drugo narodnost kot država pošiljateljica?
Da. Priložite lahko izjavo, ki pojasnjuje okoliščine. Udeležence mora imeti v državi, od koder ga pošilja organizacija, urejeno začasno prebivališče.
Koliko sredstev naj namenimo organizacji pošiljateljici za njeno sodelovanje v projektu?
Način kritja stroškov in nakazila partnerjem je odvisen od dogovora med organizacijami in glede na različne stroške, ki jih ta ima (npr. priprave udeležencev, nakup drobnega materiala za aktivnosti, administrativni stroški).
Skladno s standardi kakovosti Evropske solidarnostne enote se morajo organizacije med seboj dogovoriti o jasni določitvi vlog in razdelitvi nalog.
Svetujemo, da imajo organizacije vzpostavljene notranje dogovore o svojem delovanju in usklajevanju, da se zagotovi pravilno izvajanje ukrepa. Kakšen bo torej dogovor med organizacijami, je izključno v domeni njih samih. Notranji dogovori ne smejo vsebovati določb, ki so v nasprotju s sporazumom o nepovratnih sredstvih.
Ali so prostovoljci v projektih prostovoljstva upravičeni do žepnine in organizacijske podpore za dneve potovanja?
Žepnina pripada prostovoljcu tudi za dneve potovanja: Žepnina je namenjena prostovoljcu in mu pripada ne samo za dneve izvajanja prostovoljske aktivnosti, temveč tudi za upravičene dneve potovanja. Upoštevata se tako za en dan potovanja pred začetkom aktivnosti in za en dan po njenem zaključku. Pri zelenem potovanju je mogoče priznati še do štiri dodatne potovalne dni.
Organizacijska podpora vključuje tudi stroške bivanja in prehrane na poti: Organizacijska podpora je namenjena tudi stroškom, povezanih z bivanjem udeležencev, kot so nastanitev, prehrana in lokalni prevoz. To v praksi pomeni, da mora biti prostovoljcu v času upravičenega potovanja zagotovljena ustrezna podpora. Te stroške organizacije krijejo iz sredstev organizacijske podpore, za katera so pri projektu tudi prejele financiranje.
Zeleno potovanje pomeni, da mora prostovoljec zaradi oddaljenosti destinacije, slabših prometnih povezav, prestopanj ali uporabe trajnostnih načinov prevoza potovati več dni, zato mu v tem času pripadata tako žepnina kot tudi ustrezna podpora za kritje stroškov prehrane in nastanitve na poti.
Organizacije naj pri načrtovanju mobilnosti in poročanju sredstev dosledno upoštevajo navedena pravila ter zagotovijo, da prostovoljci med upravičenimi dnevi potovanja niso prikrajšani za podporo, do katere so v skladu s programom upravičeni. Kadar so dodatni potovalni dnevi odobreni skladno s pravili programa, morajo biti prostovoljcem zagotovljeni ustrezni pogoji za varno potovanje, vključno z možnostjo prehrane in po potrebi nastanitve, ter seveda žepnina.
Naša prostovoljka je zelo aktivna in skupaj s skupino mladih načrtuje mladinsko izmenjavo. Le-ta je načrtovana za poletje, ko bo aktivnost naše prostovoljke še trajala. Se je bo lahko udeležila?
Da, lahko se udeleži mladinske izmenjave. V Modulu za upravičene v njenem Sodelovanju za čas trajanja mladinske izmenjave vnesite dneve prekinitve. Za toliko dni, kot bo dni prekinitve, pa se lahko potem njena aktivnost v vaši organzaciji podaljša, če to ustreza vam in prostovoljki. Za čas, ko bo na mladinski izmenjavi, dnevi na enoto (organizacijska podpora, žepnina, podpora za vključevanje) namreč ne pripadajo.
Naš prostovoljec, ki bi pri nas moral ostati še 6 mesecev, je dobil službo, zato na lastno željo in v sporazumu z nami prekinja svoj projekt prostovoljstva. Sredstva nam še ostajajo, zato nas zanima, ali lahko poiščemo novega prostovoljca ali prostovoljko za preostale mesece?
Da, lahko. Pri tem pazite, saj boste za prihod nove mlade osebe sredstva porabili ne le za mesece bivanja, pač pa tudi za potne stroške in podporo za organizacijo. Preračunajte si torej, za koliko mesecev lahko gostite novo osebe ob upoštevanju tudi teh stroškov.
Gostimo udeleženca, za katerega se je izkazalo, da potrebuje okrepljeno mentorsko podporo, morda celo terapije. Ali je možno zaprostiti za dodatna sredstva?
Da, je možno. Ocenite, katere vrste okrepljene mentorske podpore potebuje (terapija, skupinska, psihoterapija, itd.) in kolikšen bo strošek. Ko nam boste posredovali to informacijo, bomo sklenili akneks k sporazumu. Pomembno je, da se ankes sklene najkasneje 1 mesec pred koncem zaključka projekta. Sredstva boste prejeli po končnai analizi končnega poročila vašega projekta.
Inštruktor, s katerim sodelujemo pri projektu nima možnosti izdaje računa. Zato bomo za plačilo z njim sklenili podjemno pogodbo. Zanima me, ali bo to upoštevano kot upravičen strošek pri projektu. Namesto računa bi na koncu priložili podjemno pogodbo in potrdilo o izplačilu.
Podjemna pogodba zadostuje. Dokazila hranite v projektni mapi, v končnem poročilu pa je potrebno opisat dela in naloge inštruktorja po dnevih, kot opredeljeno v časovnici za inštruktorja, katero ste prejeli kot eno izmed priponk na ravni obvestila ob sprejemu. Tudi dokazila računov ostalih stroškov organizacija oz. člani skupine hranijo urejene v projektni mapi– jih ni potrebno prilagat končnemu poročilu. Na vpogled jih omogočite Nacionalni agenciji v primeru dodatnih pregledov, opredeljenih v Sporazumu o nepovratnih sredstvih.
Ali je v primeru višje sile potrebno priložiti dokazilo?
Da. Če boste zaprošali za povračilo sredstev je potrebno priložiti dokazila in jih potem tudi hraniti v vaši projektni dokumentaciji. Posredujte in potem tudi hranite račun o nastanku stroška. Če gre npr. za letalske karte tudi dokazilo, da stroškov ni bilo mogoče pridobiti od letalske družbe, ali, v primeru bolezni, zdravniško potrdilo. Vedno morate ob nastanku višje sile obvestite Nacionalno agencijo.
Končni znesek porabe je višji od dodeljenih. Kako ravnati v tem primeru? Ali poročamo dejansko stanje ali o preseženih ne poročamo?
Poročajte, kakor je bilo dejansko izvedeno. Če ste izvedli več dogodkov od načrtovanih, jih ne vnašajte v Modul za upravičence, ampak le opišite v končnem poročilu. Če bo kljub temu kazalo presežek, bo Nacionalna agencija sredstva znižala do višine dodeljenih sredstev.